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Registerkarte. Unter den Programm-Einstellungen bietet die Registerkarte Allgemein folgende Optionen:
Im Bearbeitungsmodus starten. Wenn Sie das Kontrollkästchen markieren, befindet sich die Inventarverwaltung nach dem Start zuerst im Bearbeitungsmodus, andernfalls ist nur das Lesen von Daten möglich. Sie können danach immer noch umschalten. Es empfiehlt sich, das Häkchen nicht zu setzen, wenn Sie die Inventarverwaltung meistens nur für Auskunftszwecke benötigen und nur ausnahmsweise Daten ändern.
Beim Programmstart automatisch auf Updates prüfen. Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das automatische Online-Update einzuschalten. Das Programm stellt dann gleich nach dem Start eine Verbindung zum ghsw.info Server her und prüft, ob eine aktuellere Version bereitsteht. Sie werden dann gegebenenfalls benachrichtigt und können die neue Version sofort herunterladen, installieren und aufrufen.
Mit Eingabetaste nächstes Feld aktivieren. Wenn Sie das Kontrollkästchen markieren, springt in einer Tabelle der Cursor nach Drücken der Eingabetaste ↵ gleich ins Feld der nächsten Spalte. Sie ersparen sich so die anschließende Betätigung der Tabulatortaste →| .
Quick Tips in Dialogfeldern anzeigen. Markieren dieses Kontrollkästchens bewirkt: Wenn Sie den Mauszeiger etwa eine Sekunde lang auf einem Kontrollfeld stehen lassen, wird ein kurzer Hilfetext (Quick Tip) dazu eingeblendet. Die Einstellung hat keine Auswirkung auf die Hinweise, die zu den Schaltflächen auf der Symbolleiste erscheinen.
Registerkarte. Unter den Programm-Einstellungen bietet die Registerkarte Sofortsuche folgene Optionen:
Zweck. Die Sofortsuche ermöglicht eine einfache Suche nach einem Inventarobjekt über das Eingabefeld links oben auf der Symbolleiste.
Alle Eigenschaften mit Text in Suche einbeziehen. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht markiert ist, dann wird jede Eingabe im Sofortsuchfeld als Nummer eines Inventarobjekts behandelt, das in der Übersicht einzustellen ist. Ist dieses Kontrollkästchen dagegen markiert, dann ist auch eine Suche über Textfelder möglich. Das weitere Verhalten hängt dann von der Vorgabe im Kontrollkästchen darunter ab.
Ausgenommen Suche nach Inventarnummer. Ist die Suche nach Inventarnummer nicht ausgenommen, dann wird jede Eingabe im Sofortsuchfeld als zu suchender Text behandelt. Andernfalls wird unterschieden:
Registerkarte. Unter den Programm-Einstellungen bietet diese Registerkarte für eine Microsoft Access-Datenbank folgende Optionen:
Datenbanktyp. Hier können Sie zwischen den zu verwendenden Produkten umschalten:
Microsoft Access ab Version 2000. Hierzu muss kein Microsoft Access auf Ihrem Rechner installiert sein.
Microsoft SQL-Server ab Version 2005. Dieser muss auf Ihrem Rechner bereits installiert und der Zugriff auf eine laufende Instanz möglich sein.
Sie können die Daten aus Microsoft Access nachträglich noch in eine leere Microsoft SQL-Server-Datenbank übernehmen. Der umgekehrte Weg ist jedoch nicht möglich.
Datenbankname. Microsoft Access verwaltet alle Daten in einer einzigen Datei. Geben Sie hier deren Name mit voller Pfadangabe ein oder oder klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um eine Datei auszuwählen. Wenn es die Datei noch nicht gibt, wird die Inventarverwaltung beim nächsten Programmstart eine neue Datenbank anlegen. Sie sollten von dieser Datei auch regelmäßig Sicherungskopien anfertigen, um einem Datenverlust vorzubeugen.
Verbindungszeichenfolge. Hier steht die Verbindungszeichenfolge, wie sie von den ADO (Microsoft ActiveX Data Objects) benötigt wird. Sie wird standardmäßig aus den oben eingegebenen Parametern zusammengesetzt. Sie haben die Möglichkeit, die Verbindungszeichenfolge abzuändern. Dies dürfte aber bei einer Microsoft Access-Datenbank in den meisten Fällen überflüssig sein.
Testen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um zu prüfen, ob mit der angegebenen Verbindungszeichenfolge der Zugriff auf die Datenbank möglich ist.
Weitere Optionen. Nach dem Aufklappen erhalten Sie folgende Auswahl:
Standardwerte wiederherstellen. Wählen Sie diese Option, um die Werte, wie sie nach einer Erstinstallation des Programms eingestellt sind, wiederherzustellen. Vor der Wiederherstellung ist eine Bestätigung erforderlich.
Alle Daten in der Datenbank löschen. Damit werden sämtliche Daten zu den Inventarobjekten, Vorgängen, Kontakten und Standorten gelöscht. Dies beinhaltet auch alle weiteren Stammdaten und Feldanpassungen. Davon unabhängige Einstellungen (z.B. Größe und Position der Fenster, wie sie beim nächsten Programmstart wiederherzustellen sind) bleiben jedoch erhalten. Vor dem Löschen ist eine Bestätigung erforderlich.
Komprimieren und Reparieren. Komprimieren Sie von Zeit zu Zeit die Datenbank, insbesondere nachdem Sie viele Daten hinzugefügt oder endgültig gelöscht haben. Dadurch wird die Datenbankdatei kleiner, der Zugriff auf die Daten schneller und es beugt Beschädigungen der Datenbank vor. Beachten Sie jedoch, dass die beste Vorbeugung gegen defekte Dateien ein regelmäßiges Backup ist. Weitere Informationen zum Komprimieren und Reparieren einer Microsoft Access-Datenbank im Allgemeinen finden Sie unter Compact and Repair a Database⭧.
Bearbeitungsmodus. Um Tabellen in der Datenbank neu anzulegen, zu reparieren, zu komprimieren oder zu löschen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.
OK. Da die Einstellungen für alle Benutzer auf diesem Computer gelten, benötigen Sie Windows-Administratorrechte, um sie zu übernehmen. Dazu müsse Sie nicht bereits beim Programmstart als Administrator angemeldet sein, sondern können auch nur diesen einen Befehl mit erhöhten Rechten ausführen. In diesem Fall wird dies durch ein besonderes Symbol auf der Schaltfläche kenntlich gemacht.
Neuaufruf erforderlich. Nach einer Änderung an den Datenbank-Einstellungen wird die Inventarverwaltung beendet und muss neu aufgerufen werden.
Assistent beim Programmstart. Das Dialogfeld für die Datenbank-Einstellungen erscheint auch in leicht abgewandelter Form während der Erstinstallation des Programms oder wenn beim Aufruf der Inventarverwaltung der Datenbank-Zugriff nicht möglich ist.
Wenn Sie zum Beispiel ein Verzeichnis umbenannt haben, in dem sich die Datei für die Microsoft Access-Datenbank befindet, dann haben Sie hier die Möglichkeit, die Pfadangabe zu ändern.
Registerkarte. Unter den Programm-Einstellungen bietet diese Registerkarte für eine Microsoft SQL-Server-Datenbank folgende Optionen:
Datenbanktyp. Hier können Sie zwischen den zu verwendenden Produkten umschalten:
Datenbankname. Der Microsoft SQL-Server kann mehrere Datenbanken verwalten. Geben Sie hier den Namen der Datenbank für die Inventarverwaltung an. Standardmäßig wird bei einer Neuinstallation hierfür der Name Inventarverwaltung vergeben.
Servername. Der Name des Servers, mit dem eine Verbindung hergestellt werden soll. Wenn keine bei der Installation des Servers vorgegebene Standardinstanz verwendet werden kann oder soll, dann muss – durch ein „\“ getrennt – auch die Instanz des Microsoft SQL-Servers benannt werden (siehe Externer Link⭧). Regeln und Beispiele für die Vorgabe des Servernamens finden Sie unter Externer Link⭧.
Windows-Authentifizierung. Der Microsoft SQL-Server kennt zwei Methoden, um die Identität eines Benutzers bei der Anmeldung zu prüfen: Die Windows- und die SQL-Authentifizierung. Bei der Windows-Authentifizierung werden die Daten des Windows-Benutzerkontos oder einer Benutzergruppe auch für die Anmeldung am Server verwendet. Bei der SQL-Authentifizierung dagegen verwaltet der Server den Benutzernamen und das Passwort selbst. Sie müssen dann bei jeder Anmeldung extra eingegeben und an den Server geschickt werden. Neben dem extra Aufwand für den Benutzer stellt dies auch ein unnötiges Sicherheitsrisiko dar, weshalb nach Möglichkeit die Windows-Authentifizierung verwendet werden soll. Sie ist auch standardmäßig im Microsoft SQL-Server als einzige Authentifizierungsmethode eingestellt. Wenn beide Methoden möglich sein sollen, muss dort der sogenannte gemischte Modus extra freigeschaltet werden. Ein Grund wäre zum Beispiel der Datenbankzugriff von externen Rechnern außerhalb einer Firewall ausschließlich über den Standardport 1433.
Benutzername. Der Name, unter dem Sie gerade am Microsoft SQL-Server angemeldet sind. Bei der Windows-Authentifzierung steht hier der Name des Computers und – abgetrennt durch ein „\“ – Ihr Windows-Benutzername.
Passwort ändern. Sie können hier das Passwort ändern, mit dem Sie sich am Microsoft SQL-Server anmelden. Die Schaltfläche ist deaktiviert, wenn Sie dort über Windows authentifiziert worden sind.
Sofern nicht anders vorgegeben, gelten die allgemeinen Kennwortrichtlinien⭧ für den Microsoft SQL-Server. Das neue Passwort ersetzt das alte, nachdem Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche OK abgeschlossen und keine Fehlermeldung erhalten haben. Es gilt dann nicht nur für den Zugriff auf die Inventarverwaltung, sondern für alle Datenbanken dieses Servers, auf die Sie mit diesem Benutzernamen Zugriff haben.
Verbindungszeichenfolge. Hier steht die Verbindungszeichenfolge, wie sie von den ADO (Microsoft ActiveX Data Objects) benötigt wird. Sie wird standardmäßig aus den oben eingegebenen Parametern zusammengesetzt. Sie haben die Möglichkeit, die Verbindungszeichenfolge abzuändern. Dies dürfte aber in den meisten Fällen überflüssig sein.
Testen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um zu prüfen, ob mit der angegebenen Verbindungszeichenfolge der Zugriff auf die Datenbank möglich ist.
Weitere Optionen. Nach dem Aufklappen erhalten Sie folgende Auswahl:
Standardwerte wiederherstellen. Wählen Sie diese Option, um die Werte, wie sie nach einer Erstinstallation des Programms eingestellt sind, wiederherzustellen. Vor der Wiederherstellung ist eine Bestätigung erforderlich.
Alle Daten in der Datenbank löschen. Diese Option erscheint nur, wenn Sie Administratorrechte für die Datenbank haben. Damit werden sämtliche Daten zu den Inventarobjekten, Vorgängen, Kontakten und Standorten gelöscht. Dies beinhaltet auch alle weiteren Stammdaten und Feldanpassungen. Davon unabhängige Einstellungen (z.B. Größe und Position der Fenster, wie sie beim nächsten Programmstart wiederherzustellen sind) bleiben jedoch erhalten. Der Bearbeitungsmodus muss eingestellt sein und vor dem Löschen ist eine Bestätigung erforderlich.
Import. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn Sie Administratorrechte für die Datenbank haben. Damit können Sie Daten aus einer Microsoft Access-Datenbank übernehmen. Da der Microsoft SQL-Server mehr Möglichkeiten bietet, um Daten zu speichern, ist eine Übertragung in die umgekehrte Richtung nicht möglich. Für den Import muss die Microsoft SQL-Server-Datenbank leer sein. Sie darf auch keine Demodaten enthalten, wie sie etwa nach einer Installation hinzugefügt werden. Löschen Sie ggf. zuerst alle Daten, wie oben beschrieben.
Nach Anklicken der Schaltfläche Import erhalten Sie einen Assistenten:
Hier geben Sie an, aus welcher Microsoft Access-Datenbank die Daten übernommen werden sollen. Die einzelnen Felder sind unter den Datenbankeinstellungen für Microsoft Access beschrieben. Nach Weiter wird noch einmal eine Übersicht über die Vorgaben angezeigt. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Fertig stellen, um den Import zu starten.
Stammt die angegebene Microsoft Access-Datenbank aus einer älteren Version der Inventarverwaltung und hat sich deren Datenbankschema zwischenzeitlich geändert, wird es vor dem Import zuerst aktualisiert.
Ein laufender Import lässt sich über eine entsprechende Schaltfläche unterhalb der Fortschrittsanzeige abbrechen.
Registerkarte. Unter den Programm-Einstellungen bietet die Registerkarte Neueingabe folgende Optionen:
Bedeutung der Nummer. Jedes Inventarobjekt, jeder Vorgang, Kontakt oder Standort benötigt eine eindeutige Nummer. Diese von der Inventarverwaltung angezeigte Nummer dient der externen Identifikation und darf bei einem Inventarobjekt 15, ansonsten nur 12 Ziffern, Buchstaben oder Sonderzeichen beinhalten. Die Datenbank verwendet intern andere Nummern. Das hat den Vorteil, dass die externen Nummern jederzeit geändert werden können, ohne dass dabei die Relationen zwischen den Tabelleneinträgen verloren gingen.
Neue laufende Nummer für… Um bei einer Neueingabe eine laufende Nummer automatisch zu vergeben und/oder deren Bereich zu prüfen, markieren Sie links, wofür dies geschehen soll: Inventarobjekt, Vorgang, Stammdaten zu einem Kontakt oder Standort. Alle Felder rechts von der Liste im Kasten Neue laufende Nummer beziehen sich darauf.
Automatisch vergeben. Sie können eine Nummer jedes Mal selbst eingeben, zum Beispiel um ein bereits vorhandenes Nummernsystem zu übernehmen. Soll jedoch die Inventarverwaltung die Nummer automatisch vergeben, markieren Sie das dafür vorgesehene Kontrollkästchen. Es wird dann jedes Mal die höchste bereits vergebene Nummer ermittelt und um den hier vorgegebenen Wert erhöht. Ist die so ermittelte Nummer kleiner als 100.000, wird sie bis auf insgesamt 6 Stellen mit führenden Nullen aufgefüllt. Dies ermöglicht eine einfachere Sortierung im Bereich von 000001 bis 999999. Die höchste automatisch vergebbare Nummer ist 999999999 (9 Stellen). Löschmarkierte Einträge werden bei der Ermittlung der höchsten bereits vergebenen Nummer ebenfalls berücksichtigt.
Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig Daten erfassen und die für den neuen Eintrag angezeigte Nummer ist beim Speichern bereits vergeben, erhält der „langsamere“ Benutzer eine Meldung und kann unter einer höheren Nummer abspeichern.
Bereich prüfen. Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Nummernkreis anzugeben, innerhalb dessen sich eine neue Nummer befinden muss. Dies gilt sowohl für eine automatisch vergebene als auch für eine von Hand eingegebene. Die Prüfung erfolgt aber nur bei der Erfassung neuer Einträge. Bestehende Einträge werden nicht geprüft, auch wenn dort die Nummer nachträglich geändert wird. Von und Bis sind die erste bzw. letzte gültige laufende Nummer im Nummernkreis. Es können hier Nummern von 1 bis 999999999 (9 Stellen) eingegeben werden.
Gilt für alle Benutzer. Die Einstellungen für eine neue laufende Nummer gelten für alle Benutzer, die auf die Datenbank mit diesem Programm zugreifen. Wenn das Programm den Microsoft SQL-Server verwendet, benötigen Sie Administratorrechte für die Datenbank, um diese Einstellungen zu ändern.
Fortlaufende Neueingabe. Normalerweise wird der Neueingabe-Modus beendet, nachdem Sie einen neuen Eintrag hinzugefügt haben. Sie müssen dann zum Beispiel die Tasten Strg + N drücken für einen weiteren Eintrag. Bei der fortlaufenden Neueingabe hingegen wird, nachdem Sie im letzten Feld die Eingabetaste ↵ gedrückt haben, gleich Platz für einen weiteren neuen Eintrag bereitgestellt. Am Ende brechen Sie dann die Neueingabe mit der Taste Esc ab. Die fortlaufende Neueingabe ist praktisch, wenn Sie öfters mehrere Einträge hintereinander hinzufügen wollen. Die Markierung in dem Kontrollkästchen gilt dabei für alle Einträge, egal ob Inventarobjekte, Vorgänge, Kontakte oder Standorte.
Registerkarte. Unter den Programm-Einstellungen bietet die Registerkarte Notizen folgende Optionen:
Standard-Schriftart. Hier erhalten Sie die Schrift angezeigt, die standardmäßig beim Erstellen einer neuen Notiz verwendet wird. Mit Klick auf die Schaltfläche Ändern öffnen Sie das Windows-Dialogfeld zur Änderung der Schrift.
Maximale Breite einer Grafik… Das Fenster zur Ausgabe der Notizen macht normalerweise nur einen kleinen Teil des ganzen Bildschirms aus. Wenn Sie dort eine größere Grafik einfügen wollten, wäre ein Bearbeiten von Text kaum mehr möglich. Aus diesem Grund können Sie hier vorgeben, dass größere Grafiken beim Einfügen automatisch verkleinert angezeigt werden. Sie geben dabei nur die Breite vor, die Anpassung der Höhe erfolgt maßstabsgetreu. Die Größe einer Grafik lässt sich auch hinterher noch ändern. Die Grafik wird in der Datenbank immer in der ursprünglichen Größe gespeichert, eine Verkleinerung führt also nicht zu einem dauerhaften Qualitätsverlust. Geben Sie im Zweifel besser einen kleineren Wert ein, sodass die Grafik nach dem Einfügen leicht handhabbar ist und vergrößern Sie sie dann.
Maximale Größe einer Grafik. Sie können hier vorgeben, wie groß eine einzelne Grafik, die in der Datenbank gespeichert und mit einer Notiz sofort angezeigt wird, höchstens sein darf. Diese Grenze hängt von folgenden Faktoren ab:
Übertragungsgeschwindigkeit und -kosten. Wenn die Datenbank nicht auf demselben Rechner installiert ist wie das Programm, müssen die Daten normalerweise über ein Netzwerk übertragen werden. Je nach dessen Kapazität können dann größere Datenmengen zu einer spürbaren Verlangsamung des Programmablaufs und evtl. zur Behinderung anderer Benutzer in diesem Netzwerk führen. Außerdem können zusätzliche Kosten entstehen.
Verwendete Datenbank. Eine Microsoft Access-Datenbank kann nur bis zu 2 GB an Daten fassen. Bei der kostenfreien Express-Edition des Microsoft SQL-Servers liegt die Grenze für eine Datenbank bei 4 GB (10 GB in der R2-Version).
Leistungsfähigkeit der Hardware. Wenn Sie das Programm auf einem langsamen Rechner (insbesondere mit einer langsamen Festplatte) einsetzen, sollten Sie auch bei lokaler Installation des Datenbanksystems den Wert für Grafiken nicht zu groß wählen.
Standardmäßig wird hier ein Wert von 2 MB eingesetzt. Der Wert gilt für die komprimierte Größe einer Grafik. Über die Zwischenablage eingefügte Grafiken werden immer komprimiert gespeichert.
Wenn die Benutzer Zugriff auf einen gemeinsamen Ordner haben, lässt sich auf eine Grafikdatei auch über einen Verweis zugreifen. Hier gilt die Größenbeschränkung nicht.
Gilt für alle Benutzer. Die Einstellungen für eine Notiz gelten für alle Benutzer, die auf die Datenbank mit diesem Programm zugreifen. Wenn das Programm den Microsoft SQL-Server verwendet, benötigen Sie Administratorrechte für die Datenbank, um diese Einstellungen zu ändern.