Suchfilter

Zweck. Sie können Inventarobjekte filtern und sich damit im Hauptfenster nur noch solche anzeigen lassen, die bestimmte Bedingungen erfüllen. Auch bei einer darauf folgenden Suche werden dann nur die gefilterten Objekte berücksichtigt.

Statusanzeige. Wenn die Inventarverwaltung nicht alle, sondern nur gefilterte Inventarobjekte anzeigt, erscheint rechts unten in der Statuszeile das Wort FILTER.

Aufruf. Zum Anzeigen des Dialogfelds Filtern & Suchen mit der Registerkarte Filter haben Sie folgende Alternativen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche    für Filter anwenden auf der Symbolleiste oder

• Wählen Sie den Befehl ANSICHT | FILTER ANWENDEN im Menü.

Abbildung: Dialogfeld "Filtern & Suchen" mit der Registerkarte zum Filtern von Inventarobjekten

Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.

Wechsel ins Hauptfenster. Sie müssen das Dialogfeld nicht zuerst schließen, um in das Hauptfenster zu wechseln. Es bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch Drücken der Taste Esc oder Klicken auf das x rechts oben schließen oder die Inventarverwaltung beenden.

Kategorie. Zur Auswahl der Kategorie steht Ihnen links oben ein Dropdown-Listenfeld zur Verfügung. Die in der Tabelle unten zur Auswahl stehenden Feldnamen hängen von der ausgewählten Kategorie ab. Welche Felder für eine bestimmte Kategorie und in der Übersicht der Inventarobjekte für Alle Kategorien möglich sind, können Sie selbst vorgeben. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Felder anpassen.

Feldname. In der ersten Spalte wird der Name des Feldes angezeigt, nach dessen Inhalt gefiltert werden soll. Klicken Sie mit der Maus auf einen Eintrag, um die Dropdown-Liste zu öffnen und einen Feldnamen auszuwählen. Ein solcher Eintrag hat links einen Spezifizierer. Objekt bezieht sich dabei auf einen Wert, den ein Inventarobjekt nur ein einziges Mal hat. Das sind die Felder, die in der Registerkarte Eigenschaften aufgelistet sind, inklusive der Notiz, die auch freien Text enthalten darf. Dagegen kann ein Inventarobjekt viele verschiedene Vorgänge, Kontakte oder Standorte haben. Wenn Sie einen solchen Feldnamen als Kriterium verwenden, dann bedeutet das: Irgendein Vorgang, Kontakt oder Standort des Objekts muss die Bedingung erfüllen, damit das Inventarobjekt mit allen seinen Vorgängen, Kontakten und Standorten angezeigt wird. Beispiel: Im Filter wird unter Vorgang.Vorgangsart der Wert Wartung [€] vorgegeben und ein Inventarobjekt hat zwei Vorgänge mit den Vorgangsarten Wartung [€] und Reparatur [€], dann fällt das Inventarobjekt als Ganzes unter die Filterbedingung und wird mit beiden Vorgängen angezeigt.

Abbildung: Filtern-Feldauswahl für eine ausgewählte Kategorie

Vergleich. Klicken Sie mit der Maus auf das Dropdown-Listenfeld, um gegebenenfalls weitere Vergleichsmöglichkeiten zu erhalten. Diese sind abhängig vom links davor ausgewählten Feldnamen. Eine Übersicht über Vergleichsoperatoren erhalten Sie im Abschnitt Erweiterte Suche.

Fehlt-Operator. Beim Filtern gibt es neben dem Ungleich- auch einen Fehlt-Operator. Hiermit können Sie Inventarobjekte anzeigen, bei denen unter den Vorgängen bestimmte Vorgangsarten oder -status oder bei den Kontakten bestimmte Rollen nicht vorhanden sind. Ein Beispiel soll den Unterschied zwischen den beiden Operatoren verdeutlichen:

• Vorgang.Vorgangsart ungleich Wartung filtert alle Inventarobjekte, die irgendeinen Vorgang haben, der keine Wartung ist. So auch solche, die zwar einen Vorgang Wartung, aber auch einen Vorgang Vermietung haben, denn bei Letzterem trifft das Kriterium zu. Dagegen trifft es nicht zu, wenn ein Inventarobjekt überhaupt keine Vorgänge hat.

• Vorgang.Vorgangsart fehlt Wartung filtert alle Inventarobjekte, bei denen ein solcher Vorgang fehlt. Es wird ausschließlich das Fehlen eines Vorgangs mit dieser Vorgangsart geprüft, alle anderen Vorgänge spielen keine Rolle.

Auch der Fehlt-Operator darf weiter eingegrenzt werden. Im folgenden Beispiel werden Notebooks gefiltert, bei denen im Jahr 2007 keine Wartungen durchgeführt worden sind:

Abbildung: Filterbedingungen für Notebooks, bei denen in 2007 keine Wartungen durchgeführt worden sind

Vergleichen mit. Geben Sie hier ein, womit der Inhalt des Feldes durch den angegebenen Operator verglichen werden soll. Die Art der Eingabe ist abhängig vom ausgewählten Feldnamen: Zum Beispiel erhalten Sie bei einem Datumfeld einen Kalender oder bei einem Nachschlagefeld die dafür vorgegebenen Optionen. Bei Text spielt die Groß- und Kleinschreibung keine Rolle.

Maximale Anzahl Vergleiche. Die Tabelle erlaubt maximal elf Vergleiche, die alle zutreffen müssen, damit ein Inventarobjekt die Filterbedingung erfüllt und somit im Hauptfenster angezeigt wird.

Eingrenzung eines Bereichs. Zur Eingrenzung eines Bereichs darf ein Feldname auch mehrfach ausgewählt werden. Um zum Beispiel nach allen Inventarobjekten mit Vorgängen im Jahr 2007 zu filtern, geben Sie einmal Vorgang.Datum >= 01.01.2007 ein und in einer weiteren Zeile Vorgang.Datum <= 31.12.2007.

Abbildung: Eingrenzen auf Inventarobjekte mit Vorgängen im Jahr 2007

Zeile ignorieren. Wenn Sie im Feld Vergleichen mit gar nichts eingeben, dann wird diese Zeile beim Suchen ignoriert. Auch ein nicht abgehaktes Kontrollkästchen bedeutet, dass die Suche in diesem Feld zu ignorieren ist und nicht etwa, dass nur solche Inventarobjekte zu berücksichtigen wären, bei denen dieses Kontrollkästchen ebenfalls nicht abgehakt ist.

Filter setzen. Drücken Sie auf die Eingabetaste Eingabe oder klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern, um den Filter zu setzen. Das Fenster mit dem Dialogfeld bleibt dabei geöffnet. Sie können die Kriterien darin ändern und erneut filtern. Ein erneutes Filtern bezieht sich wieder auf sämtliche Inventarobjekte und nicht nur auf die zuvor bereits gefilterten.

Zurücksetzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen, um den Filter zurückzusetzen und alle Inventarobjekte wieder anzuzeigen. Dabei werden alle Eingaben in der Spalte Vergleichen mit gelöscht.

Historie berücksichtigen. Setzen Sie einen Haken in eines der Kontrollkästchen, wenn beim Filtern auch die Kontakte oder Standorte berücksichtigt werden sollen, die nicht mehr gültig sind. Das heißt, es ist dort ein Gültig-Bis-Datum eingetragen und dieses liegt vor dem aktuellen Datum.

Beispiele für Filterbedingungen:

	Alle Inventarobjekte, für die im Jahr 2007 mindestens eine Reparatur durchgeführt worden ist.
	Alle Inventarobjekte, für die im Oktober 2008 ein Upgrade geplant ist (angenommen, dies ist ein Monat in der Zukunft).
	Alle Inventarobjekte, bei denen jemand mit „Mustermann“ im Namen der Benutzer war oder zurzeit der Benutzer ist oder für die Zukunft als Benutzer vorgesehen ist.
	Alle Inventarobjekte, bei denen jemand mit „Mustermann“ im Namen ab einschließlich dem 01.07.2008 als Benutzer vorgesehen ist. (angenommen, der 01.07.2008 ist ein Tag in der Zukunft).
	Alle Möbel vom Hersteller mit „Mobila“ im Namen, die im Jahr 2007 angeschafft worden sind.
	Alle Inventarobjekte, die sich an einem Standort mit „Werkstatt“ im Namen befinden oder für die Zukunft dort geplant sind. Aber keine Historie, also ohne solche Objekte, die dort irgendwann einmal waren, sich aber heute woanders befinden.