Stammdaten zu einer Rolle

Eigenschaften der Stammdaten. Um einem Inventarobjekt einen Kontakt und eine Rolle zuzuordnen, müssen Sie letztere zuerst einmal anlegen. Diese Daten werden Stammdaten genannt, weil sie "für sich" bestehen können, das heißt unabhängig davon, ob sie einem Inventarobjekt zugeordnet sind. Jede Änderung dieser Stammdaten wirkt sich sofort überall da aus, wo diese verwendet werden. Wenn Sie zum Beispiel den Namen zu einer Rolle ändern, dann wird dieser neue Name auch bei jedem Inventarobjekt angezeigt, dem vorher der alte Name zugeordnet war. Ausgenommen davon sind die als Datei gespeicherten Berichte, die Sie mit der Inventarverwaltung erstellt haben.

Kontakt und Rolle. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Stammdaten zu einer Rolle verwalten. Die Verwaltung der Stammdaten zu einem Kontakt wurde im davorliegenden Abschnitt beschrieben.

Aufruf. So öffnen Sie das Fenster mit der Registerkarte zum Verwalten der Stammdaten für eine Rolle:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche    für Stammdaten verwalten auf der Symbolleiste oder rufen Sie den Befehl EXTRAS | STAMMDATEN VERWALTEN im Menü auf.

• Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld Stammdaten verwalten die Registerkarte Verschiedene aus.

• Öffnen Sie die Dropdown-Liste Filter und wählen Sie dort den Eintrag Rollen aus.

Sie erhalten dann alle Rollen angezeigt:

Abbildung: Dialogfeld zum Verwalten der Rollen

Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank gespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.

Vorgegebene Rollen. Bei der Erstinstallation der Inventarverwaltung werden einige Rollen automatisch eingetragen. Diese lassen sich aber wieder löschen.

Kontakte anzeigen. Auf der Registerkarte Kontakte können Sie die dort aufgelisteten Kontakte so filtern, dass nur noch die angezeigt werden, die zusammen mit einer bestimmten Rolle für mindestens ein Inventarobjekt verwendet werden.

Inventarobjekte anzeigen. Sie haben die Möglichkeit, sich nur noch die Inventarobjekte anzeigen lassen, bei denen eine bestimmte Rolle Verwendung findet oder bei denen sie fehlt. Mehr erfahren Sie unter Suchfilter.

Neue Rolle. Zum Hinzufügen einer neuen Rolle muss das Dialogfeld Stammdaten verwalten aktiviert sein. Sie haben dann folgende Alternativen:

• Drücken Sie die Tasten Strg + N oder

• Klicken Sie unter den rechts oben angezeigten Symbolen auf    für Neuer Eintrag

Allgemeine Informationen hierzu erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle hinzufügen.

Rolle löschen. Um eine Rolle zu löschen, markieren Sie diese und drücken Sie die Tasten Strg + Entf oder klicken Sie unter den rechts oben angezeigten Symbolen auf    für Löschmarkierung. Wie bei allen Stammdaten, lässt sich eine Rolle nur löschen, wenn sie woanders nirgendwo mehr verwendet wird und wenn sich das Hauptfenster nicht im Einfügemodus befindet. Weitere Informationen zur Löschmarkierung erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle löschen.

Rolle deaktivieren. Um eine Rolle zu deaktivieren, markieren Sie diese, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen DEAKTIVIERUNG. Um eine Deaktivierung wieder rückgängig zu machen, verfahren Sie ebenso. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle (de)aktivieren.

Bearbeitungsmodus. Um eine Rolle hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.

Administratorrechte. Wenn das Programm den Microsoft SQL-Server verwendet, benötigen Sie Administratorrechte für die Datenbank, um eine Rolle hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.

Pflichtfelder. Die in der Überschrift mit einem * gekennzeichnete Spalte Name ist ein Pflichtfeld. Wenn Sie hier nichts eingeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Das Feld Beschreibung darf auch leer gelassen werden.

Änderungen. Um einen Namen oder eine Beschreibung zu ändern, klicken Sie mit der Maustaste auf das betreffende Feld. Beachten Sie, dass bei der Änderung eines Namens die bestehenden Zuordnungen erhalten bleiben: In der Inventarverwaltung verwendete Rollen, die vorher mit dem alten Namen bezeichnet worden sind, tragen dann den neuen Namen. Ändern Sie also einen Namen nur dann, wenn der neue Name treffender ist als der alte oder wenn Sie sicher sind, dass diese Rolle noch nirgendwo verwendet wird.

Kein Dupliziermodus. Der Dupliziermodus, wie er unter Neues Inventarobjekt hinzufügen beschrieben ist, findet bei der Neueingabe einer Rolle keine Anwendung.

Daten speichern. Neu eingegebene oder geänderte Daten werden normalerweise nicht sofort in die Datenbank geschrieben, sondern erst dann, wenn Sie eine andere Rolle einstellen oder die Inventarverwaltung beenden. Dies geschieht automatisch. Wollen Sie unabhängig davon sofort speichern, dann drücken Sie die Tasten Strg + S oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol   . Die Registerkarte Verschiedene muss dabei aktiviert sein.

Daten aktualisieren. Nach der Neueingabe oder der Änderung einer Rolle ist es eventuell erforderlich, die Daten im Hauptfenster zu aktualisieren. Am einfachsten erreichen Sie dies durch Drücken der Taste F5 bei aktiviertem Hauptfenster.

Suchen. Um nach einem Eintrag für eine Rolle zu suchen, drücken Sie die Tasten Strg + F oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol   . Die Registerkarte Verschiedene muss dabei aktiviert sein.

Online-Hilfe. Für die Online-Hilfe drücken Sie Taste F1 oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol   . Es wird dann der Web-Browser geöffnet und der auf dem Server gespeicherte aktuelle Hilfetext angezeigt.