Platz im Hauptfenster. Auf der linken Seite im Hauptfenster erhalten Sie eine Übersicht über die Inventarobjekte, auf der rechten Seite Detailinformationen [1] zum jeweils markierten Objekt.

Abbildung: Übersicht der Inventarobjekte mit Eigenschaften zum markierten Objekt

Objekt auswählen. Zur Auswahl eines Inventarobjekts haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Klicken Sie den Eintrag mit der Maus an oder

• Benutzen Sie eine der Navigationstasten ↑, ↓, Bild↑, Bild↓. Mit Pos 1 gelangen Sie auf das erste Inventarobjekt in der Liste, mit Ende auf das letzte oder

• Verwenden Sie eine der Schaltflächen   ,   ,    oder    auf der Symbolleiste, um auf das erste, vorherige, nächste oder letzte Inventarobjekt in der Liste zu springen oder

• Geben Sie die Nummer des gesuchten Inventarobjekts oben in    auf der Symbolleiste ein und drücken Sie die Eingabetaste Eingabe.

Ändern der Daten. Ein direktes Ändern der Daten in der Übersicht ist nicht möglich. Ändern Sie diese stattdessen auf der Registerkarte für die Eigenschaften des Objekts. Nach dem Speichern [2] (entweder explizit, etwa durch Anklicken von    in der Symbolleiste, oder durch Wechseln auf ein anderes Inventarobjekt) werden die Änderungen in die Liste übernommen.

Spalten anpassen. Unter Felder anpassen [3] wird gezeigt, wie Sie die in der Übersicht angezeigten Spalten selbst definieren.

Spaltenbreite ändern. Um die Breite einer Spalte in der Übersicht zu ändern, stellen Sie dort den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen den Spaltentiteln und ziehen Sie diese Linie nach links oder rechts. Eine Spalte kann jedoch dadurch nicht völlig zum Verschwinden gebracht werden.

Inventarobjekte sortieren. Um die in der Übersicht angezeigten Inventarobjekte zu sortieren, klicken Sie oben den Titel der gewünschten Spalte an. Durch erneutes Anklicken ändern Sie die Sortierreihenfolge.

Änderungen dauerhaft. Die Einstellungen für Spaltenbreite und Sortierung werden in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Starten der Inventarverwaltung wiederhergestellt.

Vorgehen. Um ein neues Inventarobjekt zu erfassen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Rufen Sie den Befehl auf oder

• Aktivieren Sie die Registerkarte für die Eigenschaften [1] und drücken Sie die Tasten Strg + N oder

• Aktivieren Sie die Registerkarte für die Eigenschaften [1] und klicken Sie auf die Schaltfläche    für Neuer Eintrag auf der Symbolleiste.

Das Programm stellt dann Platz zur Erfassung eines neuen Inventarobjekts bereit.

Kategorie auswählen. Zur Erfassung des ersten Inventarobjekts erhalten Sie eine Auswahlliste zur Eingabe der Kategorie [9], zu der es gehören soll. Wählen Sie eine aus.

Abbildung: Eingabe der Kategorie für ein neues Inventarobjekt

Daraufhin werden die Felder für die Eigenschaften des neuen Inventarobjekts bereitgestellt.

Abbildung: Eingabe der Eigenschaften für ein neues Inventarobjekt

Eingabe und Abspeichern. Geben Sie nun zumindest Werte für die Pflichtfelder (die mit einem * links vor der Bezeichnung) ein und speichern Sie Ihre Eingabe ab. Dies geschieht explizit durch

• Drücken der Tasten Strg + S oder

• Klicken auf die Schaltfläche    für Speichern auf der Symbolleiste oder

• Den Befehl DATEI | SPEICHERN im Menü.

Gespeichert wird aber auch, wenn Sie

• In ein Register für Vorgänge [18], Kontakte [16] oder Standorte [17] zum neuen Inventarobjekt wechseln oder

• Ein weiteres neues Inventarobjekt erfassen oder

• Die Inventarverwaltung beenden.

Neueingabe-Modus. Wenn die Inventarverwaltung Eingaben zur Erfassung eines neuen Inventarobjekts erwartet, erhalten Sie rechts unten in der Statuszeile den Hinweis NEU. Das Programm ist dann im Neueingabe-Modus. Einige Befehle sind in diesem Modus nicht möglich und deshalb deaktiviert.

Weitere Erfassung. Bleiben Sie hierzu nach der Erfassung eines Inventarobjekts im Neueingabe-Modus und starten Sie einfach eine weitere Neueingabe, etwa durch Anklicken der Schaltfläche    für Neuer Eintrag auf der Symbolleiste. Das neue Inventarobjekt wird dann gleich derselben Kategorie [9] zugeordnet wie das vorherige und Sie müssen sie nicht mehr neu auswählen. Sie können die Kategorie danach aber immer noch ändern. Wenn Sie öfters mehrere neue Inventarobjekte hintereinander zu erfassen haben, dann sollten Sie unter den Einstellungen [19] auf der Registerkarte für die Neueingabe [20] das Kontrollfeld Fortlaufende Neueingabe ermöglichen ankreuzen: Nach Verlassen des letzten Eingabefeldes ist dann gleich die Erfassung des nächsten Inventarobjekts möglich.

Abbrechen. Um die Erfassung eines neuen Inventarobjekts abzubrechen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Drücken Sie die Taste Esc. Wenn Sie bereits eine Kategorie ausgewählt haben, müssen Sie den Abbruch bestätigen.

• Klicken Sie auf das x links unten im Nachschlagefeld. Wird dabei die Liste nur geschlossen, aber die Neueingabe noch nicht beendet, dann klicken Sie mit der Maus noch einmal an einer beliebigen Stelle in diesem Fenster.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche    für Neueingabe abbrechen in der Symbolleiste.

Andere Registerkarten. Eingaben für Vorgänge [18], Kontakte [16] oder Standorte [17] sind erst möglich, nachdem das Inventarobjekt mit den allgemeinen Eigenschaften [1] angelegt worden ist.

Anzeige in der Übersicht. Ein neu erfasstes Inventarobjekt wird, unabhängig von der aktuellen Sortierreihenfolge, erst einmal am Ende der Liste hinzugefügt. Erst bei einer erneuten Anzeige der Liste ist ein solches Inventarobjekt einsortiert. Um die Liste sofort neu anzuzeigen und nicht erst beim Neustart der Inventarverwaltung, drücken Sie die Taste F5 oder klicken Sie auf    für Aktualisieren auf der Symbolleiste.

Dupliziermodus. Der Dupliziermodus ermöglicht es, Werte von vorhandenen Inventarobjekten zu übernehmen. Sie erhalten vor einer weiteren Erfassung ein Dialogfeld zur Auswahl dieser Werte.

Abbildung: Dialogfeld zur Auswahl der zu übernehmenden Werte im Dupliziermodus

Mit dem Befehl im Menü schalten Sie diesen ein oder aus. Bei eingeschaltetem Dupliziermodus wird in der Statuszeile rechts unten DUPL angezeigt.

Ein löschmarkiertes [21] oder deaktiviertes [22] Inventarobjekt kann nicht als Vorlage zum Duplizieren verwendet werden.

Objektnummer. Unter den Einstellungen [20] können Sie vorgeben, ob und wie eine fortlaufende Objektnummer bei der Erfassung neuer Inventarobjekte vergeben werden soll.

Bearbeitungsmodus. Um ein Inventarobjekt neu zu erfassen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus [10] befinden.

Keine deaktivierten Kategorien. Die Liste zur Auswahl einer Kategorie enthält keine deaktivierten [22] Kategorien.

Löschmarkierung. Ein Inventarobjekt wird nicht sofort gelöscht, sondern zuerst zum Löschen markiert [21]. Die eigentliche Löschung in der Datenbank erfolgt erst mit dem Befehl . Danach ist es nicht mehr möglich, die Löschung rückgängig zu machen.

Setzen. Zum Setzen der Markierung lassen Sie sich die Registerkarte für die Eigenschaften [1] des Inventarobjekts anzeigen. Dann haben Sie folgende Alternativen:

• Drücken Sie die Tasten Strg + Entf oder

• Klicken Sie auf die Schaltfläche    der Symbolleiste oder

• Wählen Sie den Befehl im Menü.

Zurücksetzen. Um die Löschmarkierung zu einem Inventarobjekt wieder aufzuheben, verfahren Sie genauso.

Status ändern anstatt Löschen. Wenn ein Inventarobjekt aus dem Bestand genommen wird, ist eine Änderung im Statusfeld [23] eventuell besser geeignet. Dadurch bleibt die Information für nachträgliche Abfragen erhalten. Weiterhin können Sie ein solches Inventarobjekt deaktivieren [24]. Dadurch wird es noch einmal besonders gekennzeichnet und zum Ausblenden deaktivierter Objekte muss kein extra Filter [14] gesetzt werden.

Bearbeitungsmodus. Um ein Inventarobjekt zum Löschen zu markieren oder die Löschmarkierung wieder aufzuheben, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus [10] befinden.

Zweck. Die Anzeige und Bearbeitung deaktivierter Inventarobjekte [22] kann unterdrückt werden. Dadurch wird die Übersichtlichkeit erhöht und die Gefahr von Fehleingaben vermindert.

Verschachtelte Einträge. Die Vorgänge [18], Kontakte [25] und Standorte [26] zu einem Inventarobjekt werden ebenfalls deaktiviert (ausgenommen löschmarkierte [21]). Beachten Sie, dass in den Tabellen für Kontakte und Standorte nur Zuordnungen zwischen diesen und einem Inventarobjekt angezeigt werden - z.B. wo sich ein Inventarobjekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums befand. Einen Kontakt [27] oder Standort selbst [28] deaktivieren Sie dagegen im Fenster zur Bearbeitung der Stammdaten.

Aufruf. Wählen Sie in der Übersicht der Inventarobjekte [4] das zu (de)aktivierende aus. Sie haben dann folgende Möglichkeiten:

• Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie DEAKTIVIERUNG oder

• Rufen Sie den Befehl BEARBEITEN | DEAKTIVIERUNG im Menü auf.

Mehrere Einträge (de)aktivieren. Sie können in einer Tabelle auch mehrere Zeilen markieren [29] und dann alle diese Einträge deaktivieren bzw. wieder aktivieren. Sie dürfen dabei aber keine Zeilen mit löschmarkierten [21] Einträgen auswählen. Außerdem müssen zum Deaktivieren alle ausgewählten Einträge aktiviert sein und umgekehrt zum Aktivieren deaktiviert.

Bearbeitungsmodus. Um Daten zu deaktivieren oder wieder zu aktivieren, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus [10] befinden.

Weitere Informationen erhalten Sie im Abschnitt Deaktivierte Einträge [22] des Kapitels Oberfläche und Grundfunktionen [30].

Suchen-Feld auf Symbolleiste. Über das Feld für die Sofortsuche links oben auf der Symbolleiste können Sie schnell Inventarobjekte nach ihrer Nummer aufrufen oder sich nur solche anzeigen lassen, die einen bestimmten Text beinhalten. Aktivieren Sie dieses Feld mit der Maus oder den Tasten Strg + G, geben Sie den Suchbegriff ein und drücken Sie dann die Eingabetaste Eingabe oder klicken Sie auf die Schaltfläche   .

Abbildung: Eingabe einer Nummer im Eingabefeld der Symbolleiste

Aufruf über Inventarnummer. Wenn das erste Zeichen des Suchbegriffs eine Ziffer ist, dann sucht das Programm nach einem Inventarobjekt mit diesem Suchbegriff als Objektnummer. Ein gefundenes Inventarobjekt wird dann in der Übersicht [4] markiert und die zugehörigen Daten auf einer Registerkarte rechts davon angezeigt.

Führende Nullen. Geben Sie zum Suchen eine Zahl ein, die kleiner als 100.000 ist, dann wird diese zur Suche automatisch links mit Nullen aufgefüllt. Um etwa ein Objekt mit der Nummer 000520 zu suchen, reicht die Eingabe von 520. Weitere Informationen hierzu finden Sie auch im Abschnitt Einstellungen für die Neueingabe [20].

Inventarnummer ist eindeutig. Eine Nummer gilt nur für ein einziges Inventarobjekt. Eine Funktion "Weitersuchen" zum Suchen nach dem nächsten Inventarobjekt mit dieser Nummer erübrigt sich also.

Sofortsuche über Textfelder. Wenn das erste Zeichen eines Suchbegriffs ein Buchstabe ist, dann sucht das Programm nach Inventarobjekten, dessen Texteigenschaften diesen Suchbegriff beinhalten. Im Hauptfenster [31] werden dann nur noch diese Inventarobjekte angezeigt. Rechts unten in der Statuszeile erscheint das Wort FILTER.

Umfang der Sofortsuche über Textfelder. Es werden alle Textfelder eines Inventarobjekts berücksichtigt, inklusiv der zusätzlichen Eigenschaften [3] vom Datentyp Beliebige Zeichen sowie die Notizen [5] zu einem Inventarobjekt. Nicht berücksichtigt werden die Texte in den Nachschlagefeldern [3] und alle Eigenschaften von Vorgängen [18], Kontakten [16] und Standorten [17].

Keine Groß-/Kleinschreibung und Wortgrenzen. Die Sofortsuche über Textfelder ignoriert Groß-/Kleinschreibung und Wortgrenzen. Zum Beispiel wird die Eingabe von "Stelle" auch ein Inventarobjekt berücksichtigen, das in einem Textfeld das Wort "erstellen" enthält. Auch im Suchbegriff selbst werden keine Wortgrenzen berücksichtigt: Er wird also immer als Ganzes verwendet. Wenn Sie zum Beispiel "schwarz weiß" eingeben, dann müssen diese beiden Wörter auch direkt hintereinander gefunden werden.

Zurücksetzen des Filters. Eine Suche über Textfelder setzt einen eventuell vorher gesetzen Filter zurück. Dies gilt auch, wenn ein Suchfilter [14] mit erweiterten Filterbedingungen gesetzt war. Um wieder alle Inventarobjekte anzuzeigen, löschen Sie den Suchbegriff im Sofortsuchfeld und drücken die Eingabetaste.

Sofortsuche anpassen. Das hier beschriebene Verhalten lässt sich unter den Einstellungen für die Sofortsuche [32] ändern.

Suchfilter als Alternative. Eine Alternative zur hier beschriebenen Sofortsuche kann der Suchfilter [14] sein. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, in Feldern zu suchen, die keine Textfelder sind und Vorgänge [18], Kontakte [16] und Standorte [17] miteinzubeziehen.

Zweck. Mit der erweiterten Suche können Sie Inventarobjekte nach verschiedenen Kriterien suchen und dann zwischen den gefundenen Objekten navigieren.

Suche unter Filterbedingungen. Wenn für die Inventarobjekte im Hauptfenster ein Filter [14] eingestellt ist, dann werden bei der Suche nur die gefilterten Objekte berücksichtigt.

Aufruf. Zum Anzeigen des Dialogfelds Filtern & Suchen mit der Registerkarte Erweiterte Suche haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Drücken Sie die Tasten Strg + E oder

• Klicken Sie auf die Schaltfläche    für Erweiterte Suche auf der Symbolleiste oder

• Wählen Sie den Befehl BEARBEITEN | ERWEITERTE SUCHE im Menü.

Abbildung: Dialogfeld für die erweiterte Suche

Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.

Wechsel ins Hauptfenster. Sie müssen das Dialogfeld nicht zuerst schließen, um in das Hauptfenster zu wechseln. Es bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch Drücken der Taste Esc oder Klicken auf das x rechts oben schließen oder die Inventarverwaltung beenden.

Kategorie. Zur Auswahl der Kategorie [9] steht Ihnen links oben eine Dropdown-Liste zur Verfügung. Die in der Tabelle unten zur Auswahl stehenden Feldnamen hängen von der ausgewählten Kategorie ab. Welche Felder für eine bestimmte Kategorie und in der Übersicht [4] der Inventarobjekte für Alle Kategorien möglich sind, können Sie selbst vorgeben. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Felder anpassen [3].

Feldname. In der ersten Spalte wird der Name des Feldes angezeigt, in dem gesucht werden soll. Klicken Sie mit der Maus auf einen Eintrag, um die Dropdown-Liste zu öffnen und einen Feldnamen auszuwählen. Auch der freie Text in den Notizen [5] lässt sich dabei in die Suche mit einbeziehen. Bei einer Suche über Alle Kategorien sind nur die Felder möglich, die auch in der Übersicht [4] der Inventarobjekte angezeigt werden sowie - ab der Version 1.1 - die Notizen.

Abbildung: Suchenfelder für eine ausgewählte Kategorie

Vergleich. Im Gegensatz zur Schnellsuche [33] über das Eingabefeld auf der Symbolleiste haben Sie hier mehrere Vergleichsmöglichkeiten zur Auswahl, wenn Sie die Dropdown-Liste öffnen:

Abbildung: Vergleichsmöglichkeiten für eine Objektnummer

Klicken Sie mit der Maus auf das Dropdown-Listenfeld, um gegebenenfalls weitere Vergleichsmöglichkeiten zu erhalten. Diese sind abhängig vom links davor ausgewählten Feldnamen.

Operator	Datentypen	Bedeutung	Vorgabe "bild" bei den Vergleichswerten "abbildung", "bild", "bildschirm", "sonnenaufgang", "testbild"
enthält	Zeichen	Der Text in einem Feld muss den vorgegebenen Suchbegriff an irgendeiner Stelle enthalten. Dazu gehört auch, dass er mit ihm genau übereinstimmt.	abbildung, bildschirm, testbild
=	Alle Datentypen	Der Inhalt eines Feldes muss mit der Vorgabe übereinstimmen. Felder, die überhaupt keinen Eintrag haben, werden dabei jedoch nicht berücksichtigt (z.B. "Gewicht = 0" sucht nicht nach Inventarobjekten, bei denen überhaupt kein Gewicht eingetragen ist).	bild
wie	Zeichen	Der Text in einem Feld muss mit dem vorgegebenen Suchbegriff übereinstimmen, wobei im Suchbegriff ein oder mehrere Platzhalter verwendet werden dürfen: _ für ein einzelnes Zeichen % für mehrere aufeinanderfolgende Zeichen. Ohne diese Platzhalter funktioniert er genauso wie der "="-Operator. Mit "%" am Anfang und am Ende funktioniert er genauso wie der "enthält"-Operator.	bild - jedoch b_ld% würde auch "bald" oder "bildschirm" finden
nicht wie	Zeichen	Der Text in einem Feld darf mit dem vorgegebenen Suchbegriff nicht übereinstimmen, wobei im Suchbegriff ein oder mehrere Platzhalter verwendet werden dürfen: _ für ein einzelnes Zeichen % für mehrere aufeinanderfolgende Zeichen. Ohne diese Platzhalter funktioniert er genauso wie der "ungleich"-Operator.	abbildung, bildschirm, sonnenaufgang, testbild - jedoch b_ld% würde "bildschirm" ausschließen
>	Zeichen Zahlen Währungsbeträge Datumsangaben	Der Inhalt eines Feldes muss gegenüber der Vorgabe Bei Zeichenfeldern lexikalisch danach folgen Bei Zahlen oder Währungsangaben größer sein Bei Datumsangaben nach dem vorgegebenen Tag sein	bildschirm, sonnenaufgang, testbild
>=	Zeichen Zahlen Währungsbeträge Datumsangaben	Der Inhalt eines Feldes muss gegenüber der Vorgabe Bei Zeichenfeldern lexikalisch übereinstimmen oder danach folgen Bei Zahlen oder Währungsangaben gleich oder größer sein Bei Datumsangaben am vorgegebenen Tag oder später sein	bild, bildschirm, sonnenaufgang, testbild
<	Zeichen Zahlen Währungsbeträge Datumsangaben	Der Inhalt eines Feldes muss gegenüber der Vorgabe Bei Zeichenfeldern lexikalisch davor sein Bei Zahlen oder Währungsangaben kleiner sein Bei Datumsangaben vor dem vorgegebenen Tag sein	abbildung
<=	Zeichen Zahlen Währungsbeträge Datumsangaben	Der Inhalt eines Feldes muss gegenüber der Vorgabe Bei Zeichenfeldern lexikalisch übereinstimmen oder davor sein Bei Zahlen oder Währungsangaben gleich oder kleiner sein Bei Datumsangaben am vorgegebenen Tag oder früher sein	abbildung, bild
ungleich	Alle Datentypen	Der Inhalt eines Feldes darf nicht mit der Vorgabe übereinstimmen. Felder, die überhaupt keinen Eintrag haben, werden dabei jedoch nicht berücksichtigt.	abbildung, bildschirm, sonnenaufgang, testbild
fehlt	Bestimmte Nachschlagefelder	Steht nur beim Filtern [14] von Inventarobjekten zur Verfügung und ist dort beschrieben.

Numerischer Vergleich. Es ist ein Unterschied, ob bei einer Erfassung explizit eine Null oder gar nichts eingegeben worden ist - der Vergleich mit "Keine Eingabe" wird immer negativ ausfallen. Geben Sie z.B. Anschaffungswert < 100 vor, werden Sie keine Inventarobjekte erhalten, bei denen überhaupt kein Anschaffungswert eingegeben worden ist. Nur mit dem Ungleich-Operator erhalten Sie sämtliche Einträge, welche die Bedingung nicht erfüllen.

Ziffernfolgen in Zeichenfeldern. Beachten Sie bei Vergleichen mit "größer" und "kleiner" in Zeichenfeldern, dass die lexikalische Sortierung nicht der numerischen entspricht, wenn die Anzahl der Stellen ungleich ist. Ein Beispiel soll das verdeutlichen:

Lexikalische Sortierung in Zeichenfeldern	Numerische Sortierung in Feldern für Zahlen oder Währungsbeträge
1	1
10	2
2	10

Vergleichen mit. Geben Sie hier ein, womit der Inhalt des Feldes durch den angegebenen Operator verglichen werden soll. Die Eingabe ist abhängig vom ausgewählten Feldnamen: Zum Beispiel erhalten Sie bei einem Datumfeld einen Kalender oder bei einem Nachschlagefeld die dafür vorgegebenen Optionen. Bei Text spielt die Groß- und Kleinschreibung keine Rolle.

Maximale Anzahl Vergleiche. Die Tabelle erlaubt maximal fünf Vergleiche, die alle zutreffen müssen, damit ein Inventarobjekt in der darunter liegenden Trefferliste angezeigt wird.

Abbildung: Beispiel für erweiterte Suche mit mehreren Kriterien

Eingrenzung eines Bereichs. Zur Eingrenzung eines Bereichs darf ein Feldname auch mehrfach angegeben werden. Um zum Beispiel nach Nummern innerhalb eines Nummernkreises zu suchen, wählen Sie in beiden Fällen die Objektnummer und geben dann die untere und obere Grenze vor:

Abbildung: Eingrenzen eines Nummernbereichs und Anzeigen der Fundstellen

Zeile ignorieren. Wenn Sie im Feld Vergleichen mit gar nichts eingeben, dann wird diese Zeile beim Suchen ignoriert. Folglich erhalten Sie alle Inventarobjekte einer Kategorie [9] in der Trefferliste angezeigt (gegebenenfalls unter einer Filterbedingung [14]) , wenn Sie nur eine Kategorie auswählen und die Felder in dieser Spalte alle leer lassen. Auch ein nicht abgehaktes Kontrollkästchen bedeutet, dass die Suche in diesem Feld zu ignorieren ist und nicht etwa, dass nur solche Inventarobjekte zu berücksichtigen wären, bei denen dieses Kontrollkästchen ebenfalls nicht abgehakt ist. So wird in einem der oben gezeigten Beispiele nach Notebooks mit und ohne DVD-Laufwerk gesucht. Wäre das Kontrollkästchen hierfür aber abgehakt, dann wären es nur solche mit einen DVD-Laufwerk.

Suche starten. Drücken Sie die Eingabetaste Eingabe oder klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, um die Suche zu starten. Das Fenster mit dem Dialogfeld bleibt dabei geöffnet. Sie können Kriterien darin ändern und eine erneute Suche starten. Die erneute Suche bezieht sich wieder auf sämtliche Inventarobjekte (gegebenenfalls unter einer Filterbedingung [14]) und nicht nur auf die zuvor gefundenen.

Fundstellen. Eigenschaften der gefundenen Inventarobjekte werden in der Ergebnisliste im unteren Teil des Dialogfelds angezeigt. Die Spalten hierfür können Sie für jede Kategorie [9] einzeln vorgeben. Nach Klicken auf die Schaltfläche Spalten erhalten Sie hierfür ein weiteres Dialogfeld Spalten auswählen:

Abbildung: Auswahl der Spalten in der Ergebnisliste

Die ausgewählten Spalten werden in der Datenbank benutzerbezogen [11] abgespeichert und in der nächsten Sitzung wieder angezeigt. Nach einer allgemeinen Anpassung von Feldern [3] müssen sie jedoch eventuell erneut vorgegeben werden.

Klicken Sie auf einen Eintrag in der Ergebnisliste, um das zugehörige Inventarobjekt im Hauptfenster [4] anzuzeigen oder verwenden Sie dazu die Cursortasten oder die Schaltflächen zur Navigation rechts oben über der Liste.

Zurücksetzen. Über diese Schaltfläche können alle Einträge in der Spalte Vergleichen mit gelöscht werden.

Zweck. Sie können Inventarobjekte filtern und sich damit im Hauptfenster [31] nur noch solche anzeigen lassen, die bestimmte Bedingungen erfüllen. Auch bei einer darauf folgenden Suche [34] werden dann nur die gefilterten Objekte berücksichtigt.

Statusanzeige. Wenn die Inventarverwaltung nicht alle, sondern nur gefilterte Inventarobjekte anzeigt, erscheint rechts unten in der Statuszeile das Wort FILTER.

Aufruf. Zum Anzeigen des Dialogfelds Filtern & Suchen mit der Registerkarte Filter haben Sie folgende Alternativen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche    für Filter anwenden auf der Symbolleiste oder

• Wählen Sie den Befehl ANSICHT | FILTER ANWENDEN im Menü.

Abbildung: Dialogfeld "Filtern & Suchen" mit der Registerkarte zum Filtern von Inventarobjekten

Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.

Wechsel ins Hauptfenster. Sie müssen das Dialogfeld nicht zuerst schließen, um in das Hauptfenster zu wechseln. Es bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch Drücken der Taste Esc oder Klicken auf das x rechts oben schließen oder die Inventarverwaltung beenden.

Kategorie. Zur Auswahl der Kategorie [9] steht Ihnen links oben ein Dropdown-Listenfeld zur Verfügung. Die in der Tabelle unten zur Auswahl stehenden Feldnamen hängen von der ausgewählten Kategorie ab. Welche Felder für eine bestimmte Kategorie und in der Übersicht [4] der Inventarobjekte für Alle Kategorien möglich sind, können Sie selbst vorgeben. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Felder anpassen [3].

Feldname. In der ersten Spalte wird der Name des Feldes angezeigt, nach dessen Inhalt gefiltert werden soll. Klicken Sie mit der Maus auf einen Eintrag, um die Dropdown-Liste zu öffnen und einen Feldnamen auszuwählen. Ein solcher Eintrag hat links einen Spezifizierer. Objekt bezieht sich dabei auf einen Wert, den ein Inventarobjekt nur ein einziges Mal hat. Das sind die Felder, die in der Registerkarte Eigenschaften [1] aufgelistet sind, inklusive der Notiz [5], die auch freien Text [6] enthalten darf. Dagegen kann ein Inventarobjekt viele verschiedene Vorgänge [18], Kontakte [16] oder Standorte [17] haben. Wenn Sie einen solchen Feldnamen als Kriterium verwenden, dann bedeutet das: Irgendein Vorgang, Kontakt oder Standort des Objekts muss die Bedingung erfüllen, damit das Inventarobjekt mit allen seinen Vorgängen, Kontakten und Standorten angezeigt wird. Beispiel: Im Filter wird unter Vorgang.Vorgangsart der Wert Wartung [€] vorgegeben und ein Inventarobjekt hat zwei Vorgänge mit den Vorgangsarten Wartung [€] und Reparatur [€], dann fällt das Inventarobjekt als Ganzes unter die Filterbedingung und wird mit beiden Vorgängen angezeigt.

Abbildung: Filtern-Feldauswahl für eine ausgewählte Kategorie

Vergleich. Klicken Sie mit der Maus auf das Dropdown-Listenfeld, um gegebenenfalls weitere Vergleichsmöglichkeiten zu erhalten. Diese sind abhängig vom links davor ausgewählten Feldnamen. Eine Übersicht über Vergleichsoperatoren erhalten Sie im Abschnitt Erweiterte Suche [34].

Fehlt-Operator. Beim Filtern gibt es neben dem Ungleich- auch einen Fehlt-Operator. Hiermit können Sie Inventarobjekte anzeigen, bei denen unter den Vorgängen [18] bestimmte Vorgangsarten oder -status oder bei den Kontakten [16] bestimmte Rollen [35] nicht vorhanden sind. Ein Beispiel soll den Unterschied zwischen den beiden Operatoren verdeutlichen:

• Vorgang.Vorgangsart ungleich Wartung filtert alle Inventarobjekte, die irgendeinen Vorgang haben, der keine Wartung ist. So auch solche, die zwar einen Vorgang Wartung, aber auch einen Vorgang Vermietung haben, denn bei Letzterem trifft das Kriterium zu. Dagegen trifft es nicht zu, wenn ein Inventarobjekt überhaupt keine Vorgänge hat.

• Vorgang.Vorgangsart fehlt Wartung filtert alle Inventarobjekte, bei denen ein solcher Vorgang fehlt. Es wird ausschließlich das Fehlen eines Vorgangs mit dieser Vorgangsart geprüft, alle anderen Vorgänge spielen keine Rolle.

Auch der Fehlt-Operator darf weiter eingegrenzt werden. Im folgenden Beispiel werden Notebooks gefiltert, bei denen im Jahr 2007 keine Wartungen durchgeführt worden sind:

Abbildung: Filterbedingungen für Notebooks, bei denen in 2007 keine Wartungen durchgeführt worden sind

Vergleichen mit. Geben Sie hier ein, womit der Inhalt des Feldes durch den angegebenen Operator verglichen werden soll. Die Art der Eingabe ist abhängig vom ausgewählten Feldnamen: Zum Beispiel erhalten Sie bei einem Datumfeld einen Kalender oder bei einem Nachschlagefeld die dafür vorgegebenen Optionen. Bei Text spielt die Groß- und Kleinschreibung keine Rolle.

Maximale Anzahl Vergleiche. Die Tabelle erlaubt maximal elf Vergleiche, die alle zutreffen müssen, damit ein Inventarobjekt die Filterbedingung erfüllt und somit im Hauptfenster [31] angezeigt wird.

Eingrenzung eines Bereichs. Zur Eingrenzung eines Bereichs darf ein Feldname auch mehrfach ausgewählt werden. Um zum Beispiel nach allen Inventarobjekten mit Vorgängen [18] im Jahr 2007 zu filtern, geben Sie einmal Vorgang.Datum >= 01.01.2007 ein und in einer weiteren Zeile Vorgang.Datum <= 31.12.2007.

Abbildung: Eingrenzen auf Inventarobjekte mit Vorgängen im Jahr 2007

Zeile ignorieren. Wenn Sie im Feld Vergleichen mit gar nichts eingeben, dann wird diese Zeile beim Suchen ignoriert. Auch ein nicht abgehaktes Kontrollkästchen bedeutet, dass die Suche in diesem Feld zu ignorieren ist und nicht etwa, dass nur solche Inventarobjekte zu berücksichtigen wären, bei denen dieses Kontrollkästchen ebenfalls nicht abgehakt ist.

Filter setzen. Drücken Sie auf die Eingabetaste Eingabe oder klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern, um den Filter zu setzen. Das Fenster mit dem Dialogfeld bleibt dabei geöffnet. Sie können die Kriterien darin ändern und erneut filtern. Ein erneutes Filtern bezieht sich wieder auf sämtliche Inventarobjekte und nicht nur auf die zuvor bereits gefilterten.

Zurücksetzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen, um den Filter zurückzusetzen und alle Inventarobjekte wieder anzuzeigen. Dabei werden alle Eingaben in der Spalte Vergleichen mit gelöscht.

Historie berücksichtigen. Setzen Sie einen Haken in eines der Kontrollkästchen, wenn beim Filtern auch die Kontakte [16] oder Standorte [17] berücksichtigt werden sollen, die nicht mehr gültig sind. Das heißt, es ist dort ein Gültig-Bis-Datum eingetragen und dieses liegt vor dem aktuellen Datum.

Beispiele für Filterbedingungen:

	Alle Inventarobjekte, für die im Jahr 2007 mindestens eine Reparatur durchgeführt worden ist.
	Alle Inventarobjekte, für die im Oktober 2008 ein Upgrade geplant ist (angenommen, dies ist ein Monat in der Zukunft).
	Alle Inventarobjekte, bei denen jemand mit „Mustermann“ im Namen der Benutzer war oder zurzeit der Benutzer ist oder für die Zukunft als Benutzer vorgesehen ist.
	Alle Inventarobjekte, bei denen jemand mit „Mustermann“ im Namen ab einschließlich dem 01.07.2008 als Benutzer vorgesehen ist. (angenommen, der 01.07.2008 ist ein Tag in der Zukunft).
	Alle Möbel vom Hersteller mit „Mobila“ im Namen, die im Jahr 2007 angeschafft worden sind.
	Alle Inventarobjekte, die sich an einem Standort mit „Werkstatt“ im Namen befinden oder für die Zukunft dort geplant sind. Aber keine Historie, also ohne solche Objekte, die dort irgendwann einmal waren, sich aber heute woanders befinden.

Definition. In einer Kategorie werden Inventarobjekte mit gleichen oder ähnlichen Eigenschaften [1] zusammengefasst. Kategorien sind zum Beispiel: Mobiltelefone, Notebooks, Werkzeuge, Bücher, Kataloge, Schlüssel, Schulungsmaterial, Möbel, Hardware, Software, Fahrzeuge, Geschäftsausstattung, Lagerausstattung, Maschinen, Geräte, Anlagen oder Installationen.

Einschränkungen. Die Inventarverwaltung ermöglicht die Zuordnung eines Inventarobjekts zu nur einer einzigen Kategorie. Auch sind keine Hierarchien möglich: Sie können zum Beispiel Geräte nicht als die übergeordnete Kategorie von Notebooks definieren. Entweder das Inventarobjekt ist ein Gerät oder es ist ein Notebook.

Anzahl Kategorien. Die Kategorien definieren Sie selbst und so viele Sie wollen. Bei der Erstinstallation der Inventarverwaltung werden einige Kategorien angelegt, die sich aber wieder löschen lassen.

Felder anpassen. Sie können Eigenschaften für Inventarobjekte, die einer bestimmten Kategorie zugeordnet sind, anpassen [3].

Kategorien verwalten. Um eine neue Kategorie anzulegen oder eine vorhandene zu löschen oder zu ändern:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche    für Stammdaten verwalten auf der Symbolleiste oder rufen Sie den Befehl EXTRAS | STAMMDATEN VERWALTEN im Menü auf.

• Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld Stammdaten verwalten die Registerkarte Verschiedene aus.

• Falls im Dropdown-Listenfeld Filter nicht die Tabelle Kategorien vorgegeben ist, wählen Sie diese dort aus.

Sie erhalten dann alle Kategorien angezeigt.

Abbildung: Tabelle zum Verwalten der Kategorien

Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.

Wechsel ins Hauptfenster. Sie müssen das Dialogfeld nicht zuerst schließen, um in das Hauptfenster [31] zu wechseln. Es bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch Drücken der Taste Esc oder Klicken auf das x rechts oben schließen oder die Inventarverwaltung beenden.

Hinzufügen. Mit den Tasten Strg + N oder durch Klicken auf die Schaltfläche    rechts oben fügen Sie eine neue Kategorie hinzu. Allgemeine Informationen hierzu erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle hinzufügen [36]. Nach dem Hinzufügen einer Kategorie sollten Sie deren Felder anpassen [3].

Löschen. Mit den Tasten Strg + Entf oder durch Klicken auf die Schaltfläche    rechts oben löschen Sie die in der Tabelle markierte Kategorie. Zur Sicherheit wird diese zuerst zum Löschen markiert [21]. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle löschen [37].

Referenzielle Integrität. Eine Kategorie lässt sich nur dann zum Löschen markieren, wenn es kein Inventarobjekt mehr gibt, das sie verwendet. Gegebenenfalls filtern [14] Sie die Inventarobjekte nach dieser Kategorie und weisen Sie ihnen andere Kategorien zu oder löschmarkieren [38] Sie diese. Rufen Sie nach dem Löschmarkieren den Befehl im Menü auf.

Felder. Der mit einem * gekennzeichnete Name bezeichnet ein Pflichtfeld und muss für jede Kategorie eingegeben werden. Er muss eindeutig sein, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Optional ist auch noch die Eingabe einer kurzen Beschreibung zu einer Kategorie möglich. Bei der Auswahl der Kategorie während der Neueingabe eines Inventarobjekts [39] wird diese Beschreibung mit angezeigt.

Änderungen. Um einen Namen oder eine Beschreibung zu ändern, klicken Sie mit der Maus auf das betreffende Feld. Beachten Sie, dass bei der Änderung eines Namens die bestehenden Zuordnungen erhalten bleiben. Wenn Sie zum Beispiel Bücher in Handbücher abändern, dann werden auch alle Inventarobjekte der Kategorie Bücher diese neue Bezeichnung erhalten. Ändern Sie also einen Namen nur dann, wenn der neue Name treffender ist als der alte oder wenn Sie sicher sind, dass es noch kein Inventarobjekt für diese Kategorie gibt.

Bearbeitungsmodus. Um eine Kategorie hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus [10] befinden.

Administratorrechte. Wenn das Programm den Microsoft SQL-Server verwendet, benötigen Sie Administratorrechte [11] für die Datenbank, um eine Kategorie hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.

Weitere Informationen über das Dialogfeld Stammdaten verwalten im Allgemeinen erhalten Sie im Kapitel Weitere Stammdaten [13]. Mehr zu Tabellen im Allgemeinen erfahren Sie im Kapitel Tabellen [40].

Zweck. Die Inventarverwaltung gibt für die Inventarobjekte eine Reihe von Eigenschaften vor. Diese werden dann im Hauptfenster [31] links in der Übersicht aufgelistet sowie rechts je nach Kategorie [9] angezeigt. Sie können bestimmen, welche Felder für die Übersicht sowie für jede einzelne Kategorie relevant sind sowie deren Bezeichnungen anpassen. Ändern Sie zum Beispiel für Notebooks die allgemeine Bezeichnung Größe ab in Abmessungen [B x T x H im mm]. Darüber hinaus ist es möglich, den vorgegebenen Eigenschaften eines Inventarobjekts weitere hinzuzufügen.

Aufruf. Um das Dialogfeld Felder anpassen zu öffnen, rufen Sie den Befehl EXTRAS | FELDER ANPASSEN im Menü auf.

Abbildung: Dialogfeld zum Anpassen der in der Übersicht anzuzeigenden Felder

Kategorie. Im Dropdown-Listenfeld Kategorie geben Sie an, für welche Kategorie [9] die darunter aufgelisteten Felder angepasst werden sollen. Sie können hier aber auch Übersicht auswählen, um die links im Hauptfenster erscheinende Übersicht [4] der Inventarobjekte anzupassen.

Neue Kategorie. Um eine neue Kategorie anzulegen, klicken Sie rechts oben auf das Symbol   . Sie erhalten dann folgendes Dialogfeld:

Abbildung: Dialogfeld zum Hinzufügen einer neuen Kategorie

Geben Sie einen Namen für die neue Kategorie [9] und ggf. eine Beschreibung ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Es werden Ihnen dann alle Standardfelder für die neue Kategorie angezeigt.

Vorlage für neue Kategorie verwenden. Öffnen Sie hierzu im Dialogfeld Neue Kategorie hinzufügen die Dropdown-Liste für Vorlagen. Hier werden alle bereits angelegten Kategorien [9] aufgelistet. Wählen Sie diejenige aus, welche die meisten Übereinstimmungen mit der neu anzulegenden hat. Deren Eigenschaften werden dann in die neu anzulegende übernommen und können dort auch noch angepasst werden.

Abbildung: Auswahl einer Vorlage für eine neue Kategorie

Kategorie löschen. Um die gerade angezeigte Kategorie zum Löschen zu markieren [21], klicken Sie im Dialogfeld Felder anpassen rechts oben auf das Symbol   . Nach erfolgter Löschmarkierung wird ggf. gleich die nächste Kategorie angezeigt, mit der sie genauso verfahren können.

In folgenden Fällen ist kein Löschen möglich:

• Es gibt noch ein Inventarobjekt für diese Kategorie.

• Die Übersicht [4] kann nicht gelöscht werden.

Kategorien können nicht nur hier, sondern auch im Fenster Stammdaten verwalten zum Löschen markiert werden. Dort lässt sich eine solche Markierung auch wieder zurücknehmen. Details hierzu erhalten Sie unter Kategorien [9].

Anzeigen. Markieren Sie das Kontrollkästchen, wenn dieses Feld später in der Übersicht [4] bzw. unter den Eigenschaften [1] eines Inventarobjekts erscheinen soll. Wenn Sie eine Markierung entfernen, wird das Feld zwar nicht mehr angezeigt, aber die Eingaben, die dort bisher für Inventarobjekte gemacht worden sind, bleiben erhalten. Einige Felder müssen angezeigt werden und die Inventarverwaltung gibt hier gegebenenfalls eine Fehlermeldung aus.

Nur anzuzeigende Felder auflisten. Es werden nur die Felder aufgelistet, bei denen das Kontrollkästchen in der Spalte Anzeigen abgehakt ist. Entfernen Sie gegebenenfalls die Markierung unter Nur anzuzeigende Felder auflisten, wenn Sie neue Felder hinzufügen wollen.

Typ. Hier sehen Sie, um welchen Datentyp [41] es sich bei diesem Feld handelt. Dies ist nur zur Informationen; der Datentyp lässt sich nicht ändern. Von ihm hängt es ab:

• Welche Eingaben möglich sind.

• Wie Eingaben erfolgen können. Beispielsweise steht in einem Datumfeld ein Kalender zur Verfügung.

• Ob in einem Bericht Berechnungen möglich sind (Summenbildung).

• Ob in einem Filter Bereiche angegeben werden können (zum Beispiel Zeiträume).

Alt., Bezeichnung. Hier wird angegeben, wie dieses Feld in der Übersicht oder für die angegebene Kategorie bezeichnet wird. Die Bezeichnung lässt sich ändern. Dann erscheint hier der neue Name, dahinter in Klammern der alte. Außerdem erscheint ein x in der Spalte Alt. (Alternative Bezeichnung).

Nachschlagefelder sind hier Listen- [42] oder Dropdown-Listenfelder [43], in denen Sie einen Wert auswählen können, der an anderer Stelle in der Datenbank vorgegeben worden ist. Es handelt sich dabei also nicht um einen allgemeinen Wert wie etwa ein Datum, das Sie in einem Kalender auswählen. Zu einem Inventarobjekt gibt es die Nachschlagefelder für Kategorie, System, Kostenstelle, Abteilung, Zustand und Objektstatus. Auch hier können Sie angeben, ob diese Felder angezeigt und wie sie bezeichnet werden, aber die dafür zur Auswahl stehenden Werte sind über alle Kategorien hinweg gleich. Weitere Informationen zu diesen Feldern erhalten Sie im Abschnitt Optionale Nachschlagefelder [23] des Kapitels über die Inventarobjekte und im Kapitel Weitere Stammdaten [13].

Reihenfolge ändern. Um die Reihenfolge zu ändern, in der ein Feld später angezeigt wird, markieren Sie es und klicken Sie auf    bzw.   . Unter den Eigenschaften eines Inventarobjekts ist das erste Feld für die Kategorie und das zweite für die Objektnummer reserviert. Dagegen darf in der Übersicht die Reihenfolge beliebig sein.

Zusätzliche Eigenschaften. Kommt keine der vorgegebenen Eigenschaften in Frage und lassen sich deren Bezeichnungen auch nicht modifizieren, dann können Sie für eine Kategorie noch zusätzliche Eigenschaften definieren. Hier haben Sie zur Verfügung:

Datentyp	Anzahl	Beispiele	Allgemeine Bezeichnung
Beliebige Zeichen	10 (jeweils bis 50 Zeichen)	Frankfurt 5 l/100 km 100 x 200 x 10 1200	Zus. Zeichenfeld 1 ... Zus. Zeichenfeld 10
Zahl mit möglichen Nachkommastellen	10	5 2,95 0,187	Zus. numerisches Feld 1 ... Zus. numerisches Feld 10
Datum	10	10.05.2007	Zus. Datumfeld 1 ... Zus. Datumfeld 10
Ja/Nein	10	Kontrollkästchen mit Haken	Zus. Ja-/Nein-Feld 1 ... Zus. Ja-/Nein-Feld 10

Die Einträge für die zusätzlichen Eigenschaften finden Sie am Ende der Liste. Bei einem solchen Eintrag erscheint ein x in der Spalte Zus.

Abbildung: Tabelle zum Anpassen der Felder für Notebooks

Falscher Datentyp. Manchmal gibt es zwar eine allgemeine Eigenschaft, aber der Datentyp passt nicht. Angenommen, für die Kategorie [9] Möbel soll auch nach Abmessungen gefiltert [14] werden: Dann eignet sich das Feld Größe nicht, denn es ist vom Typ Beliebige Zeichen und Operatoren wie "größer" oder "kleiner" lassen sich nicht wie gewünscht anwenden. Hier bietet es sich an, dieses Feld nicht anzuzeigen und stattdessen drei zusätzliche Felder Höhe, Breite und Tiefe zu definieren, jeweils vom Typ Zahl mit NK-Stellen.

Pflichtfeld. Für Eigenschaften [1] einer Kategorie können Sie angeben, ob eine Eingabe in einem solchen Feld unbedingt erforderlich ist oder nicht. Davon ausgenommen sind die Felder für Kategorie, Objektnummer und Beschreibung: Hier ist immer eine Eingabe erforderlich und das Programm gibt eine Fehlermeldung aus, wenn Sie das Häkchen entfernen. Umgekehrt bei einem Ja-/Nein-Feld: Da es nur zwei Zustände gibt, kann es nicht zum Pflichtfeld werden.

Bei einem numerischen Datentyp ist die Eingabe einer Null in einem Pflichtfeld zulässig.

Die Prüfung auf eine fehlende Eingabe in einem Pflichtfeld erfolgt nicht rückwirkend für bereits vorhandene Inventarobjekte, sondern erst bei neu eingegebenen [39] oder geänderten.

Nachträgliche Änderungen. Sie können Bezeichnungen auch noch nachträglich ändern und dies wirkt sich sofort auf die Anzeige aus. Ein einzelnes Inventarobjekt lässt sich auch noch nachträglich einer anderen Kategorie zuordnen [44].

Alle Eigenschaften. Die folgende Tabelle enthält alle im Programm angezeigten Eigenschaften zu einem Inventarobjekt mit den Bezeichnungen vor evtl. Anpassungen (Standardbezeichnungen) auf Deutsch, den in der Datenbank verwendeten Feldnamen, Datentypen [12] und maximal zulässigen Zeichen.

Standardbezeichnung	Interner Feldname	Datentyp	Max. Zeichen	Anmerkungen
Kategorie	Category_Id	Nachschlagefeld	30	Pflichtfeld, siehe auch Kategorien [9].
Objektnummer	Extern_Id	Zeichen	15	Pflichtfeld, Schnellsuche [33] möglich
Beschreibung	Description	Zeichen	255	Pflichtfeld
System	System_Id	Nachschlagefeld	30	Siehe auch: Optionale Nachschlagefelder [23].
Abteilung	Department_Id	Nachschlagefeld	30	Siehe auch: Optionale Nachschlagefelder [23].
Kostenstelle	Cost_Center_Id	Nachschlagefeld	30	Siehe auch: Optionale Nachschlagefelder [23].
Zustand	Condition_Id	Nachschlagefeld	30	Siehe auch: Optionale Nachschlagefelder [23].
Objektstatus	Object_Status_Id	Nachschlagefeld	30	Siehe auch: Optionale Nachschlagefelder [23].
Seriennummer	Serial_No	Zeichen	50
Modell	Model	Zeichen	50
Typ	Type	Zeichen	50
Energieverbrauch	Energy_Consumption	Zeichen	50
Größe	Asset_Size	Zeichen	50
Gewicht	Weight	Zahl mit NK-Stellen	8
Farbe	Color	Zeichen	50
Herstellungsmaterial	Made_Of	Zeichen	50
Rechnungsnummer	Invoice_No	Zeichen	12
Anschaffungswert [€]	Acquisition_Value	Währung	8
Anschaffungsdatum	Acquisition_Date	Datum	10
Gesch. Nutzungsdauer	Deprec_Lifetime	Ganzzahl	2
Verfallsdatum	Expiration_Date	Datum	10
Schätzwert [€]	Appraised_Value	Währung	8
Schätzdatum	Appraisal_Date	Datum	10
Wiederbeschaffungskosten [€]	Replacement_Costs	Währung	8
Garantie-Ablaufdatum	Warranty_Expiration_Date	Datum	10
Leasing-Info	Leasing_Info	Zeichen	255
Leasing-Beginn	Leasing_Begin	Datum	10
Leasing-Ende	Leasing_End	Datum	10
Zus. Zeichenfeld 1..10	X1..X10	Zeichen	50	Jeweils 10 Felder.
Zus. numerisches Feld 1..10	N1..N10	Zahl mit NK-Stellen	8	Jeweils 10 Felder.
Zus. Datumfeld 1..10	D1..D10	Datum	10	Jeweils 10 Felder.
Zus. Ja-/Nein-Feld 1..10	B1..B10	Ja/Nein	1	Jeweils 10 Felder.

Interne Feldnamen. Innerhalb der Datenbank werden in der Tabelle zur Speicherung der Inventarobjekte ausschließlich die internen Feldnamen verwendet, nicht die angepassten Bezeichnungen. Angaben über Pflichtfelder haben keinen Einfluss auf diese Tabelle. Alle Informationen zur Anpassung werden in einer separaten Tabelle innerhalb derselben Datenbank gespeichert.

Bearbeitungsmodus. Um Felder anzupassen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus [10] befinden.

Administratorrechte. Wenn das Programm den Microsoft SQL-Server verwendet, benötigen Sie Administratorrechte [11] für die Datenbank, um Felder anzupassen. Andernfalls erscheint der Befehl erst gar nicht im Menü.

Zweck. Die exportierten Daten zu den Inventarobjekten [45] können in anderen Programmen, welche das Ausgabeformat unterstützen, weiterverarbeitet werden.

Ausgabedatei. Die exportierten Daten werden in einer Datei mit der Erweiterung .csv im CSV-Format [46] gespeichert. Das Feldtrennzeichen ist ein Semikolon und die Kodierung erfolgt nach ANSI-Norm. Die meisten Tabellenkalkulationsprogramme (z.B. Microsoft Excel, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc, Google Docs) unterstützen dieses Format. Zahlen werden auf maximal 6 Nachkommastellen gerundet ausgegeben. Als Dezimaltrennzeichen wird das unter Windows "Region und Sprache" vorgegebene verwendet; Änderungen dort werden erst nach einem Neustart der Inventarverwaltung wirksam.

Anzahl Inventarobjekte. Es werden alle Inventarobjekte berücksichtigt mit folgenden Ausnahmen:

• Wenn die Inventarobjekte gefiltert angezeigt [14] werden, dann werden nur solche berücksichtigt, die auch die Filterbedingung erfüllen.

• Sie haben vorgegeben, dass nur Inventarobjekte einer bestimmten Kategorie [9] exportiert werden sollen oder Inventarobjekte mit Datumswerten innerhalb eines Zeitraums. Bei einem bereits gesetzten Filter [14] werden die Auswahlkriterien dadurch verschärft.

• Löschmarkierte Einträge [21] werden nie berücksichtigt.

• Deaktivierte Einträge [22] werden nur berücksichtigt, wenn sie auch angezeigt werden (Vorgabe im Menü ).

Dialogfeld. Über das Menü DATEI | EXPORTIEREN öffnen Sie folgendes Dialogfeld:

Abbildung: Dialogfeld für den Export von Daten zu Inventarobjekten

Art. Sie können außer Daten zu Inventarobjekten auch solche zu Vorgängen exportieren [47].

Kategorie. Mit Übersicht geben Sie vor, dass alle Inventarobjekte berücksichtigt werden sollen, die im Hauptfenster [31] auf der linken Seite [4] angezeigt werden. Wenn Sie das Dropdown-Listenfeld aufklappen, erhalten Sie die Kategorien [9] angezeigt und können vorgeben, dass nur Inventarobjekte einer bestimmten Kategorie exportiert werden. Nach Auswahl einer Kategorie werden die Vorgaben für die Eigenschaften angepasst.

Abbildung: Auswahl einer Kategorie für Inventarobjekte

Zeitraum. Enthält die Übersicht oder ausgewählte Kategorie Datumsangaben, können Sie in diesem Dropdown-Listenfeld eine solche Eigenschaft auswählen und dafür einen Zeitraum vorgeben. Wenn Sie in einem der Kontrollkästchen das Häkchen entfernen, dann wird dieses Datum bei der Eingrenzung nicht berücksichtigt. Auf diese Weise können Sie vorgeben, dass alle Inventarobjekte ab oder bis zu einem Datum berücksichtigt werden sollen.

Beachten Sie, dass ein Feld auch als Datum definiert sein muss (mit Tag, Monat und Jahr), um in diesem Dropdown-Listenfeld zu erscheinen. Wenn z.B. für das Erscheinungsjahr eines Buches lediglich eine Zahl vorgesehen ist, dann können Sie den Zeitraum hier nicht vorgeben. Filtern [14] Sie zu diesem Zweck die Inventarobjekte zuerst nach dem Erscheinungsjahr und lassen Sie dann hier den Zeitraum offen.

Datei. Der Name der Datei, welche die zu exportierenden Daten enthalten soll. Es wird bereits ein Name vorgegeben, bestehend aus dem Wort Export, dem aktuellen Datum und der Uhrzeit sowie der Erweiterung csv. Sie können ihn abändern. Wenn Sie aber eine andere Erweiterung als csv vorgeben, wird die Datei von dem Programm, mit dem Daten importiert werden sollen, evtl. nicht richtig eingelesen.

Wenn Sie die Schaltfläche Durchsuchen anklicken, wird das Dialogfeld Speichern unter von Windows geöffnet. Damit können Sie den vorgegebenen Ordner ändern oder eine bestehende Datei angeben, die überschrieben werden soll.

Eigenschaften. Hier geben Sie vor, welche Daten zu einem Inventarobjekt [45] exportiert werden sollen. Wenn Sie im Dropdown-Listenfeld Übersicht vorgegeben haben, sind dies die Eigenschaften, wie sie im Hauptfenster [31] in der Liste auf der linken Seite [4] erscheinen. Haben Sie dagegen eine Kategorie [9] vorgegeben, sind es mehr Daten:

• Eigenschaften, wie sie im Hauptfenster [31] auf der gleichnamigen Registerkarte [48] erscheinen.
• Rollen [35] (z.B. Hersteller oder Kundendienst) für die zugeordneten Kontakte [16].
• Zugeordnete Standorte [17].
• Notiz zu diesem Inventarobjekt [48] als unformatierter Text und ohne Abbildungen.

Mittels der Kontrollkästchen auf der linken Seite geben Sie vor, welche dieser Daten exportiert werden sollen. Standardmäßig sind alle Kontrollkästchen markiert bis auf das letzte zur Ausgabe der Notiz.

Für Rollen [35] werden in der Ausgabedatei eigene Felder (beim Import in einer Tabellenkalkulation dann Spalten) erzeugt. Wenn es zu einem Inventarobjekt [45] mehrere Kontakte [16] zu einer Rolle [35] oder mehrere Standorte [17] gibt, dann werden diese in einem Feld durch ein Komma getrennt ausgegeben.

Auch Historie berücksichtigen. Standardmäßig ist dieses Kontrollkästchen nicht markiert und es werden nur Kontakte [16] und Standorte [17] zu einem Inventarobjekt [45] exportiert, die (noch) aktuell sind - das heißt, ein Gültig-Bis-Datum ist entweder nicht eingetragen oder es ist ein aktuelles oder zukünftiges Datum. Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn alle Kontakte und Standorte berücksichtigt werden sollen.

Exportieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, um den Export zu starten. Sie erhalten eine Fortschrittsanzeige, die auch den Abbruch eines laufenden Exports ermöglicht.

Import als Tabelle. Um die erzeugte CSV-Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm zu importieren, reicht es bei einem installierten Microsoft-Office Paket normalerweise aus, diese einfach im Windows-Explorer anzuklicken, um sie mit Microsoft Excel zu öffnen.

Ist der Dateityp mit OpenOffice oder LibreOffice verknüpft, erhalten Sie ein Dialogfeld:

Abbildung: Importieren der CSV-Datei mit LibreOffice

Die Vorgaben sind in Ordnung; klicken Sie auf OK, um sie zu übernehmen.

In Google Docs erstellen Sie zuerst eine leere Tabelle und wählen dann DATEI | IMPORTIEREN. Im daraufhin erscheinenden Dialogfeld laden Sie die von der Inventarverwaltung erzeugte CSV-Datei hoch, danach erhalten Sie ein erweitertes Dialogfeld. Bevor Sie auf die Schaltfläche Importieren klicken, geben Sie links unten als benutzerdefiniertes Trennzeichen das Semikolon vor.

Abbildung: Importieren der CSV-Datei mit Google Docs