Notizen

Inhaltsverzeichnis

Zweck. Notizen ermöglichen die Eingabe von

Sie sind für Inventarobjekte, jeden ihrer Vorgänge sowie die allgemein verwendeten Stammdaten für Kontakte und Standorte zulässig. Es ist möglich, Inventarobjekte danach zu filtern, ob eine Notiz einen bestimmten Text enthält. Verwenden Sie Notizen für Daten, deren Erfassung in strukturierter Form nicht möglich oder nicht sinnvoll ist. Wenn Sie dagegen Eigenschaften erfassen wollen, die viele Inventarobjekte gemeinsam haben, dann sollten Sie die Anpassung der Felder für die Inventarobjekte in Betracht ziehen.

Notizfenster. Das Fenster für die Notiz erscheint unterhalb der Tabelle, auf deren aktuellen Eintrag sie sich bezieht. Dabei sind die strukturierten Daten in der Tabelle und die zugehörige Notiz immer gleichzeitig sichtbar.

Beispiel für eine Notiz zum Vorgang Nummer 200006
Beispiel für eine Notiz zum Vorgang Nummer 200006

Fenstergröße ändern. Um das Größenverhältnis zwischen Tabellen- und Notizfenster zu ändern, ziehen sie die Trennlinie zwischen den beiden nach oben bzw. nach unten. Die Einstellung wird beim Beenden der Inventarverwaltung in der Datenbank abgespeichert und bei der nächsten Anzeige wiederhergestellt.

Wechsel zwischen Fenstern. Um über die Tastatur zwischen Tabellen- und Notizfenster zu wechseln, drücken Sie Tasten Strg  + ., um ins Notizfenster zu gelangen und Strg  + T für das Tabellenfenster.

Bearbeitungsmodus. Um eine Notiz neu einzugeben oder zu ändern, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.

Deaktivierte Einträge. Eine Notiz zu einem deaktivierten Eintrag kann, auch im Bearbeitungsmodus, nicht geändert werden.

Maximale Länge. Eine Notiz darf bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Hierin sind jedoch auch die intern benötigten Zeichen für die Formatierung (HTML-Tags) enthalten. Gehen Sie deshalb bei einem Text, wie er auf dieser Seite formatiert ist, von etwa 55.000 Zeichen aus.

Freier Text in einer Notiz

Auszeichnungen für Zeichen. Es stehen folgende Textauszeichnungen zur Verfügung, die auch miteinander kombiniert werden dürfen:

AuszeichnungTastaturSymbolleisteMenü
Fett Strg  +  + FFormat > Fett
Kursiv Strg  +  + KFormat > Kursiv
Unterstrichen Strg  +  + UFormat > Unterstrichen

Darüber hinaus lässt sich mit dem Befehl Zeichen im  Kontextmenü bzw. Format > Zeichen im Hauptmenü ein Dialogfeld Schriftart aufrufen für weitere Auszeichnungen. Der Inhalt dieses Dialogfeldes kann je nach verwendetem Betriebssystem variieren.

Weitere Auszeichnungen für Zeichen
Weitere Auszeichnungen für Zeichen

Standardwerte bei neuer Notiz. Bei einer neuen Notiz werden Standardwerte für die Schrift verwendet. In den Programm-Einstellungen werden diese auf der Registerkarte Notizen angezeigt und lassen sich dort auch dauerhaft ändern.

Auszeichnungen für Absatz. Stellen Sie hierbei den Cursor auf den betreffenden Absatz. Es steht zur Verfügung:

Auszeichnung Tastatur Symbolleiste Menü
Auflistungszeichen Strg  +  + L Format > Auflistungszeichen

Zeilenumbruch. Mit den Tasten  +   kann ein Zeilenumbruch eingefügt werden, ohne dass dadurch ein neuer Absatz begonnen wird. Dies ist zum Beispiel nützlich, um eine neue Zeile innerhalb einer Auflistung zu beginnen.

Zwischenablage. Es gelten die unter Windows üblichen Befehle im Menü Bearbeiten und die Tasten Strg  + C, Strg  + X sowie Strg  + V. Darüber hinaus gibt es die Befehle auch im Kontextmenü. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle im Notizfenster oder auf einen Text, der keinen Verweis darstellt. Textauszeichnungen werden nur übernommen, wenn der Text von einer anderen Notiz in die Zwischenablage gestellt worden ist.

Verweise in einer Notiz

Definition. Verweise sind hier Bezüge auf Ordner und Dateien. Praktisch ist dies mit dem Aufruf eines anderen Programms verbunden, dem die nötigen Parameter zum Erzeugen oder Öffnen eines Ordners oder einer Datei übergeben werden (zum Beispiel ein Dateiname). Nur die dafür benötigten Daten werden auch in der Datenbank gespeichert, nicht etwa der Inhalt der angegebenen Dateien.

Arten. Unter den Notizen in der Inventarverwaltung gibt es folgende Arten von Verweisen:

  • Hyperlinks ins World Wide Web, zum Beispiel https://ghsw.info oder www.ghsw.info. Es wird der in Windows als Standard eingestellte Web-Browser aufgerufen, der dann die unter dieser Adresse gefundenen Daten anzeigt.

  • Adressen von E-Mail-Empfängern, zum Beispiel abc@ghsw.info. Es wird das in Windows als Standard eingestellte E-Mail-Programm aufgerufen mit dieser E-Mail-Adresse als Empfänger.

  • Lokale Ordner, zum Beispiel file:///c:/daten/berichte. Es wird der Windows-Explorer aufgerufen zum Anzeigen des Ordnerinhalts.

  • Lokale Dateien, zum Beispiel file:///c:/daten/berichte/abc.odt. Zum Öffnen dieser Datei wird das für den Dateityp odt als Standard eingestellte Programm aufgerufen (etwa LibreOffice Writer).

Beispiel für eine Notiz, die Verweise enthält
Beispiel für eine Notiz, die Verweise enthält

Verweis aufrufen. Der Mauszeiger wird als eine Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger angezeigt, wenn Sie ihn über einen Verweis setzen. Mit einem Mausklick rufen Sie den Verweis dann auf. Im Bearbeitungsmodus müssen Sie zuvor die Taste Strg   drücken.

Verweis auf Ordner oder Datei einfügen. Um einen Verweis auf einen Ordner oder eine Datei einzufügen, setzen Sie in der Notiz den Mauszeiger auf die gewünschte Stelle und rufen den Befehl Dateiverweis im Menü oder im Kontextmenü auf. Sie erhalten dann ein Dialogfeld zur Auswahl eines Ordners oder einer Datei. Sie können den Verweis auch direkt über die Tastatur oder die Zwischenablage eingeben. Beachten Sie, dass nach file: drei Schrägstriche erforderlich sind und zur Abtrennung der Verzeichnisse in einer Pfadangabe normale Schrägstriche verwendet werden.

Grafiken in einer Notiz

Einfügen. Eine Notiz darf auch Grafiken enthalten. Es gibt folgende Möglichkeiten, eine Grafik in eine Notiz einzufügen:

  • Über die Zwischenablage oder

  • Über den Befehl im Hauptmenü oder im Kontextmenü.

Grafikdatei einfügen. Die Inventarverwaltung kann Dateien der Formate JPEG, GIF und PNG einfügen. Setzen Sie in der Notiz den Mauszeiger auf die gewünschte Stelle und rufen Sie Grafikdatei im Haupt- oder im Kontextmenü auf.

Ersetzen. Um eine vorhandene Grafik durch eine andere zu ersetzen, markieren Sie zuerst die zu ersetzende Grafik und fügen Sie dann die andere dort ein, entweder aus der Zwischenablage oder aus einer Datei.

Speicherung und Größenbeschränkung. Im Gegensatz zu einem Verweis wird eine Grafik vollständig in der Datenbank gespeichert und auch zusammen mit der Notiz angezeigt. Beachten Sie, dass zu viele große Grafiken die Datenbank aufblähen. Außerdem können sie zu Einbußen bei der Geschwindigkeit führen, unnötigem Datenaufkommen in einem Netzwerk und mehr Aufwand bei der Datensicherung. Deshalb wurde unter den Einstellungen für die Notizen eine Möglichkeit geschaffen, den Speicherplatz für eine Grafik zu begrenzen.

Ändern der angezeigten Größe. Sie können die Größe ändern, in der eine Grafik angezeigt wird. Markieren Sie hierzu die Grafik, indem Sie mit der Maus darauf klicken. Es erscheint ein Rahmen mit den Ziehpunkten (Anfassern). Setzen Sie den Mauszeiger auf einen dieser Punkte und ziehen Sie die Grafik in die gewünschte Länge bzw. Breite. Die Änderung wirkt sich nur auf die Anzeige aus – die ursprünglichen Daten bleiben erhalten. Eine so verkleinert dargestellte Grafik lässt sich also später ohne Qualitätsverlust wieder vergrößern. Unmittelbar danach kann eine Größenänderung mit den Tasten Strg  + Z  oder dem Befehl Rückgängig im Bearbeiten- oder im Kontextmenü wieder rückgängig gemacht werden. Eine Grafik wird nach dem Einfügen automatisch verkleinert dargestellt, wenn sie eine maximale Breite überschreitet, die in den Programm-Einstellungen auf der Registerkarte Notizen vorgegeben ist.

Ändern der Position. Um eine Grafik zu verschieben, markieren Sie diese, setzen Sie den Mauszeiger darüber und schieben Sie die Grafik an die gewünschte Stelle. Wie bei der Größenänderung haben Sie die Möglichkeit, die Verschiebung auch wieder rückgängig zu machen.

Kopieren oder Verschieben in Zwischenablage. Eine Grafik kann in die Zwischenablage kopiert oder verschoben werden, um sie an anderer Stelle wieder einzufügen. Dies geschieht, wie üblich unter Windows, mit den Tasten Strg  + C bzw. Strg  + X oder den Befehlen Kopieren bzw. Ausschneiden im Bearbeiten- oder im Kontextmenü. Die Grafik wird dabei in ihrer ursprünglichen – also nicht unbedingt der angezeigten – Größe in die Zwischenablage übernommen.

Speichern in Datei. Um eine einzelne Grafik in einer Datei auszugeben, markieren Sie die Grafik und rufen Sie den Befehl Grafik speichern unter im Datei- oder im Kontextmenü auf. Sie erhalten ein Dialogfeld, dessen Aussehen im Detail vom verwendeten Betriebssystem abhängig ist:

Dialogfeld zum Speichern einer Grafik in einer Notiz
Dialogfeld zum Speichern einer Grafik in einer Notiz

Es wird ein Dateiname vorgegeben, bestehend aus dem Wort Grafik sowie aktuellem Datum und Uhrzeit. Sie können dies abändern. Es stehen mehrere Dateitypen zur Auswahl: BMP, JPEG und PNG. Allgemeine Informationen erhalten Sie in der Liste von Dateiformaten für Rastergrafiken⭧ bei Wikipedia. Wenn Sie einen der angegebenen Dateitypen wählen, wird diese Einstellung in der Datenbank gespeichert und beim nächsten Mal als Standard wieder vorgegeben.

Suchen in einer Notiz

Zweck. Sie können innerhalb einer Notiz nach einer Zeichenfolge suchen.

Vorgehen. Zum Anzeigen des Dialogfelds für das Suchen in einer Notiz aktivieren Sie die betreffende Notiz. Sie haben dann folgende Alternativen:

  • Drücken Sie die Tasten Strg  + F  oder

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche für Suchen in aktuellem Fenster oder

  • Falls es eine Notiz im Hauptfenster ist, rufen Sie den Befehl Bearbeiten > Suchen im Menü auf.

Das Dialogfeld Filtern & Suchen wird daraufhin mit der Registerkarte Suchen in Notiz angezeigt.

Registerkarte "Suchen in Notiz" im Dialogfeld "Filtern & Suchen"
Registerkarte "Suchen in Notiz" im Dialogfeld "Filtern & Suchen"

Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.

Wechsel ins Hauptfenster. Sie müssen das Dialogfeld nicht zuerst schließen, um ins Hauptfenster zu wechseln. Das Dialogfeld bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch Drücken der Taste Esc  oder Klicken auf das x rechts oben schließen oder die Inventarverwaltung beenden.

Suchrichtung. Geben Sie hier an, in welche Richtung gesucht werden soll. Maßgeblich ist dabei die aktuelle Position des Cursors im Text.

Nur ganze Wörter. Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn nur ganze Wörter berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie dann zum Beispiel Bahnhof als Suchbegriff eingeben, wird Bahnhofstraße nicht als Treffer gewertet.

Suche starten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen, um die Suche zu starten. Das Fenster Filtern & Suchen bleibt dabei geöffnet. Sie können Daten darin ändern und eine erneute Suche starten.

Fundstellen. Wenn die Zeichenfolge gefunden werden konnte, wird sie markiert und das Notizfenster erhält den Eingabefokus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen, um nach dem nächsten Auftreten der Zeichenfolge in der angegebenen Richtung zu suchen. Wenn es keine Fundstelle (mehr) gibt, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Filter als Alternative. Die oben beschriebene Methode erlaubt das Suchen in einer einzelnen Notiz. Wenn Sie jedoch in allen Notizen suchen wollen, dann haben Sie die Möglichkeit, alle Inventarobjekte nach einer Zeichenfolge in einem Notiz-Feld zu filtern. Näheres hierzu erfahren Sie unter Suchfilter.

Notiz in einer Datei speichern

Zweck. Eine Notiz kann als HTML-Datei gespeichert werden. In diesem Format lässt sie sich mit einem Web-Browser öffnen. Auch die meisten Programme zur Textverarbeitung erlauben das Öffnen einer HTML-Datei.

Vorgehen. Markieren Sie den Eintrag in der Tabelle, zu dem Sie die Notiz speichern wollen und rufen Sie den Befehl Datei > Notiz speichern unter auf. Alternativ können Sie den Befehl auch im Kontextmenü einer Notiz aufrufen. Sie erhalten ein Dialogfeld Speichern unter, dessen Aussehen im Detail vom verwendeten Betriebssystem abhängig ist:

Dialogfeld zum Speichern einer Notiz
Dialogfeld zum Speichern einer Notiz

Dateiname. Es wird ein Dateiname vorgegeben, bestehend aus dem Wort Notiz sowie aktuellem Datum und Uhrzeit. Sie können dies abändern.

Speichern der Grafikdateien. Wenn die Notiz Grafiken beinhaltet, dann wird zusätzlich zu der angegebenen Datei (hier: Notiz-2008-01-30-16-31-04.htm) auch ein Ordner mit angehängtem _Dateien erzeugt (hier: Notiz-2008-01-30-16-31-04_Dateien), in dem sich die zugehörigen Grafikdateien befinden. Beachten Sie bitte beim späteren Verschieben und Kopieren, dass die Datei und der Ordner immer zusammengehören.

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