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Gliederung einer Tabelle. Die meisten der in der Inventarverwaltung verwendeten Tabellen sind wie folgt aufgeteilt:
Eine Ausnahme bildet die Tabelle mit den Eigenschaften zu einem Inventarobjekt. Hier fehlen die Kopfzeile sowie die beiden Statusspalten.
1. Statusspalte. Das Symbol in dieser Spalte zeigt den Zustand während der Bearbeitung an. Dieser Zustand ist nicht in der Datenbank gespeichert.
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Aktuelle Zeile:
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Aktuelle Zeile, wenn es in einer Tabelle weder einen Eingabefokus noch eine untergeordnete Tabelle gibt. Aber es kann zum Beispiel eine Notiz geben, die sich dann auf diese Zeile bezieht. |
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Bei Mehrfachmarkierung ist diese Zeile zwar markiert, aber sie ist nicht die aktuelle Zeile mit dem Eingabefokus |
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Aktuelle Zeile für den Neueintrag in einer Tabelle. |
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2. Statusspalte. Das Symbol gibt einen dauerhaften Zustand an. Dieser ist in der Datenbank gespeichert und bleibt solange erhalten, bis Sie ihn ändern. Die Inventarverwaltung verwendet hier folgende Symbole:
 | Der Eintrag in dieser Zeile ist zum Löschen markiert. |
 | Der Eintrag in dieser Zeile ist deaktiviert . Dieses Symbol kann jedoch vom für die Löschmarkierung überlagert sein. |
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Kopfzeile. Sie beinhaltet die Überschriften für die einzelnen Spalten. Ein Stern am Anfang einer Überschrift bedeutet, dass die Felder darunter Pflichtfelder sind. Sie erhielten eine Fehlermeldung, wenn Sie darin nichts eingeben würden.
Spaltenbreite ändern. Um die Breite einer Spalte zu ändern, setzen Sie innerhalb der Kopfzeile den Mauszeiger auf die senkrechte Trennlinie zwischen zwei Spalten und ziehen sie diese Trennlinie nach links oder rechts. Die Einstellung wird in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Aufruf der Inventarverwaltung wiederhergestellt.
Sortierung ändern. Normalerweise sind die Tabelleneinträge nach der Nummer oder, falls keine vorhanden, nach dem Gültig-Von-Datum sortiert. Um die Sortierung in einer Tabelle zu ändern, klicken Sie mit der Maus auf die jeweilige Überschrift in der Kopfzeile. Wenn Sie dabei auf die Überschrift einer Spalte klicken, nach der bereits sortiert ist, dann wird die Sortierreihenfolge umgekehrt. Sie erkennen eine geänderte Sortierung an einem Dreieck rechts neben der Überschrift. Spitze nach oben bedeutet aufsteigend (1,2,3), Spitze nach unten absteigend (3,2,1) sortiert. Bei den meisten Tabellen bleibt eine Sortierung nur solange gültig, wie eine Tabelle angezeigt wird.
Notiz. In einigen Tabellen wird zur aktuellen Zeile ein Notizfenster angezeigt für freien Text, Verweise und Bilder. Sie können das Größenverhältnis zwischen Tabelle und Notiz ändern. Setzten Sie hierzu den Mauszeiger auf die waagrechte Trennlinie dazwischen und ziehen Sie diese nach oben oder unten. Diese Einstellung wird in der Datenbank gespeichert und beim nächsten Aufruf der Inventarverwaltung wiederhergestellt.
Zwischen Tabelle und Notiz umschalten. Schnelles Wechseln zwischen einem Eintrag in der Tabelle und zugehöriger Notiz ist auch über die Tastatur möglich. Verwenden Sie hierfür die Tasten Strg + ., um das Notizfenster zu aktivieren und Strg + T für die Tabelle.
Vorgehen. Um mehrere Zeilen zu markieren, haben Sie folgende Alternativen:
Klicken Sie mit der Maus auf die zu markierenden Zeilen und halten Sie dabei die Taste Strg gedrückt.
Wenn Sie mehrere nacheinander aufgelistete Zeilen markieren wollen, markieren Sie den ersten Eintrag des Bereichs und dann klicken Sie bei gleichzeitig gedrückter Umschalt-Taste ⇧ mit der Maus auf den letzten. Anstatt das Ende des Bereichs mit der Maus anzuklicken, können Sie auch die Navigationstasten verwenden.
Um alle Einträge in einer Tabelle zu markieren, rufen Sie den Befehl Bearbeiten > Alles markieren im Menü auf oder drücken Sie die Tasten Strg + A.
Statusanzeige. Bei einer Mehrfachmarkierung wird für die aktuelle Zeile mit dem Eingabefokus das Symbol in der 1. Statusspalte angezeigt, für alle anderen markierten Zeilen das Symbol .
Aufzählung. Die Daten in den Feldern einer Tabelle können unterschiedlichen Typs sein. Es gibt Felder für:
Beliebige Zeichen. Es sind Buchstaben, Sonderzeichen und Ziffern zugelassen. Ebenso Leerzeichen zwischen diesen; solche am Beginn oder Ende werden automatisch wieder entfernt.
Zahlen. Es sind nur Zahlen zugelassen: Ziffern, ein Minuszeichen sowie evtl. ein Komma. Zahlenfelder werden in der Regel nur verwendet, wenn besondere Formatierungen erwünscht sind wie Tausender-Trennzeichen und evtl. Nachkommastellen oder wenn damit Berechnungen oder numerische Vergleiche durchgeführt werden sollen. Das Programm unterscheidet zwischen folgenden Zahlenfeldern:
Ganzzahlen dürfen keine Nachkommastellen enthalten.
Zahlen mit Nachkommastellen dürfen – müssen aber nicht – Nachkommastellen enthalten.
Währungsbeträge sind ein Sonderfall der Zahlen mit Nachkommastellen. Sie werden mit 2 Stellen hinter dem Komma angezeigt.
Zahlen mit Nachkommastellen – auch Währungsbeträge – werden intern als Gleitkommazahlen mit einer dezimalen Genauigkeit von 15 Stellen gespeichert (Datentyp double bzw. float(53) in der Datenbank). Die Anzahl der editierbaren und angezeigten Nachkommastellen ist niedriger; der gespeicherte Wert wird dann gerundet.
Datumsangaben. Nach Aktivieren des Feldes erscheint ein Kalender zur Auswahl eines Datums:
Datum auswählen. Durch Anklicken der Dreiecke links und rechts vom angegebenen Monat rufen Sie den Kalender für den davor liegenden bzw. nächsten Monat auf. Durch Anklicken eines bestimmten Tages oder eine der Schaltflächen übernehmen Sie das Datum ins dafür vorgesehene Feld bzw. löschen den Eintrag.
Kalender schließen. Natürlich lässt sich der Kalender auch wieder schließen, ohne das Datum zu verändern. Klicken Sie dazu einfach ins zu bearbeitende Feld oder drücken Sie die Taste Esc. Um den Kalender wieder zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil auf der rechten Seite oder drücken Sie die Tasten Alt + ↓.
Datum über Tastatur eingeben. Ein Datum kann auch ohne Kalender direkt über die Tastatur eingegeben werden.
Ja-/Nein-Felder. Diese werden als Kontrollkästchen dargestellt, das entweder markiert ist – das heißt, es erscheint „abgehakt“ – oder nicht.
Hyperlink-Felder Solche Felder beinhalten E-Mail-Adressen oder Verweise auf Webseiten. Nach einem Doppelklick auf den URL (Uniform Resource Locator) einer Webseite wird diese mit dem im Betriebssystem als Standard eingestellten Web-Browser aufgerufen. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse doppelklicken, wird das E-Mail-Programm geöffnet, welches im Betriebssystem dem URI (Uniform Resource Identifier) mailto zugewiesen ist. Sie erhalten ein E-Mail-Formular, in dem diese Adresse als Empfänger eingetragen ist.
Nachschlagefelder sind Auswahllisten⭧– oder Dropdown-Listenfelder⭧, in denen Sie Einträge auswählen können, die anderswo in der Datenbank definiert worden sind, zum Beispiel unter den weiteren Stammdaten. Dort wurden Erhaltungszustände für Inventarobjekte vorgegeben, die dann in der Liste eines Nachschlagefeldes angezeigt werden:
Öffnen der Liste. Die Liste wird geöffnet bei Aktivierung des Feldes mit der Maus, Anklicken der Schaltfläche mit dem Dreieck auf der rechten Seite des Nachschlagefelds oder Drücken der Tasten Alt + ↓.
Auswahl eines Eintrags. Zur Auswahl klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste oder wählen ihn mit Navigations- und abschließender Eingabetaste ↵ aus. Um einen Eintrag in einem Nachschlagefeld (nicht in der Auswahlliste) zu löschen, wählen Sie Kein Eintrag.
Schließen der Liste. Natürlich lässt sich die Liste auch schließen, ohne den Wert im Nachschlagefeld zu verändern. Klicken Sie dazu mit der Maus auf das zu bearbeitende Nachschlagefeld oder das x links unten oder drücken Sie die Taste Esc.
Größe ändern. Um die Größe eines Nachschlagefeldes zu ändern, setzen Sie den Mauszeiger auf die geriffelt dargestellte Fläche rechts unten und ziehen Sie dann das Fenster in die gewünschte Länge oder Breite. Um die Breite der Spalten zu ändern, setzen Sie den Mauszeiger auf die senkrechte Trennlinie in der Überschrift und ziehen Sie diese dann nach links bzw. rechts.
Suchen in Liste. In der Auswahlliste eines Nachschlagefeldes ist ein inkrementelles Suchen möglich. Geben Sie hierzu den Anfangsbuchstaben des gesuchten Eintrags ein und der erste gefundene wird daraufhin markiert. Sollten mehrere Einträge den gleichen Anfangsbuchstaben haben, geben Sie gleich danach den zweiten Buchstaben ein und so weiter. Um zum Beispiel im oben stehenden Nachschlagefeld den Zustand schnell von Einwandfrei in Unwesentliche Mängel zu ändern, öffnen Sie die Auswahlliste, tippen U und drücken dann die Eingabetaste ↵ . Die inkrementelle Suche gilt für die Felder der Spalte, die mit dem Fernglas gekennzeichnet ist. Um eine andere Spalte für die inkrementelle Suche einzustellen, doppelklicken Sie mit der Maus auf die betreffende Überschrift.
Deaktivierte Einträge. Bei einer Neueingabe erscheinen in einem Nachschlagefeld keine deaktivierten Einträge, auch wenn diese allgemein angezeigt werden. Bei der Änderung einer bereits bestehenden Eingabe erscheinen in einem Nachschlagefeld immer die deaktivierten Einträge, auch wenn diese allgemein ausgeblendet werden.
Vorgehen. Um in einer Tabelle einen Eintrag zu suchen, aktivieren Sie diese und
Drücken Sie die Tasten Strg + F oder
Klicken Sie auf die Schaltfläche 
für Suchen im aktuellen Fenster in der Symbolleiste oder
Rufen Sie den Befehl Bearbeiten > Suchen im Menü auf.
Daraufhin wird das Dialogfeld Filtern & Suchen mit der Registerkarte Suchen in Tabelle angezeigt:
Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.
Wechsel ins Hauptfenster. Sie müssen das Dialogfeld nicht zuerst schließen, um in das Hauptfenster zu wechseln. Es bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch Drücken der Taste Esc oder Klicken auf das x rechts oben schließen oder die Inventarverwaltung beenden.
Feldname. In der ersten Spalte der Tabelle wird der Name des Feldes angezeigt, in dem gesucht werden soll. Klicken Sie mit der Maus auf den Eintrag, um die Dropdown-Liste zu öffnen und einen anderen Feldnamen auszuwählen:
Um in allen Notizen innerhalb der Tabelle zu suchen, wählen Sie als Feldname Notizen aus.
Vergleich. Abhängig vom Datentyp des Feldes wird hier der Operator angezeigt, der für den Vergleich verwendet wird:
Enthält bei Datenfeldern für beliebige Zeichen. Der eingegebene Wert muss mit dem gesuchten übereinstimmen oder in ihm enthalten sein.
= bei allen anderen Datenfeldern. Der eingegebene Wert muss mit dem gesuchten übereinstimmen.
Vergleichen mit. Geben Sie hier an, womit verglichen werden soll. Bei einem Nachschlagefeld werden die dafür vorgegebenen Optionen aufgelistet. Bei Buchstaben spielt die Groß- und Kleinschreibung keine Rolle.
Suchrichtung. Wenn Sie nach oben angeben, wird vom aktuellen, markierten Satz ab bis zum Anfang der Tabelle gesucht. Wenn Sie nach unten angeben, wird bis zum Ende gesucht.
Weitersuchen. Drücken Sie die Eingabetaste Eingabe oder klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen, um die Suche zu beginnen oder um den nächsten Eintrag zu suchen.
Vorgehen. Um einen neuen Eintrag in einer Tabelle hinzuzufügen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Rufen Sie im Menü den gewünschten Befehl auf, zum Beispiel Einfügen > Vorgang oder
Aktivieren Sie die Tabelle, in der Sie einen Eintrag hinzufügen wollen und drücken Sie die Tasten Strg + N oder
Aktivieren Sie die Tabelle, in der Sie einen Eintrag hinzufügen wollen und klicken Sie auf die Schaltfläche 
für Neuer Eintrag auf der Symbolleiste.
Die Inventarverwaltung stellt daraufhin am Ende der Tabelle Platz für eine neue Zeile bereit:
Geben Sie nun zumindest Werte für die Pflichtfelder (die mit einem * links vor der Bezeichnung) ein und speichern Sie Ihre Eingabe ab. Dies geschieht entweder explizit durch
Drücken der Tasten Strg + S oder
Klicken auf die Schaltfläche 
für Speichern auf der Symbolleiste oder
Den Befehl Datei > Speichern im Menü.
Gespeichert wird aber auch, wenn Sie
Eine andere Registerkarte aktivieren oder
In der Tabelle einen weiteren Eintrag hinzufügen oder
Ein anderes Inventarobjekt auswählen oder
Die Inventarverwaltung beenden.
Neueingabe-Modus. Wenn die Inventarverwaltung Eingaben für eine neue Zeile erwartet – also im Neueingabe-Modus ist – erhalten Sie rechts unten in der Statuszeile den Hinweis NEU. Einige Befehle sind in diesem Modus nicht möglich und deshalb deaktiviert.
Nummer. Haben Sie in den Programm-Einstellungen auf der Registerkarte für die Neueingabe vorgegeben, dass eine neue laufende Nummer automatisch vergeben werden soll, dann wird die dort angegebene nächste Nummer hier eingetragen. Sie können dort auch den zulässigen Nummernkreis für die neue Nummer festlegen.
Fortlaufende Neueingabe. Das bedeutet, dass nach Verlassen des letzten Feldes in einer Zeile der Neueintrag gespeichert und gleich wieder eine Zeile für den nächsten Neueintrag bereitgestellt wird. Markieren Sie hierzu in den Programm-Einstellungen auf der Registerkarte für die Neueingabe das Kontrollkästchen für Fortlaufende Neueingabe ermöglichen.
Abbrechen. Um eine Neueingabe vorzeitig abzubrechen, drücken Sie die Taste Esc oder klicken Sie auf die Schaltfläche für Neueingabe abbrechen auf der Symbolleiste.
Bearbeitungsmodus. Um einen Eintrag in einer Tabelle hinzuzufügen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.
Keine deaktivierten Einträge. Bei einer Neueingabe werden in Nachschlagefeldern keine deaktivierten Einträge aufgelistet.
Löschmarkierung. Ein Eintrag in einer Tabelle wird nicht sofort gelöscht, sondern zuerst zum Löschen markiert. Zweck dieser Markierung ist eine zusätzliche Sicherheit gegen versehentliches Löschen, ähnlich dem Papierkorb für gelöschte Dateien in Windows. Eine Löschmarkierung wird zwar in der Datenbank gespeichert, sollte aber nicht als ein dauerhaftes Attribut eines Tabelleneintrags angesehen werden.
Setzen. Zum Setzen einer Löschmarkierung aktivieren Sie die Tabelle und markieren Sie die Zeile für den Eintrag. Sie haben dann folgende Alternativen:
Drücken Sie die Tasten Entf oder
Klicken Sie auf die Schaltfläche der Symbolleiste oder
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Löschmarkierung oder
Rufen Sie den Befehl Bearbeiten > Löschmarkierung im Menü auf.
Zurücksetzen. Um die Löschmarkierung zu einem Eintrag wieder aufzuheben, verfahren Sie genauso.
Mehrere Einträge löschen. Sie können in einer Tabelle auch mehrere Zeilen markieren und die Löschmarkierung dann für alle diese Einträge setzen bzw. zurücksetzen. Befinden sich jedoch unter den markierten Einträgen solche mit und ohne Löschmarkierung, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Bearbeitungsmodus. Um Daten zum Löschen zu markieren, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.
Weitere Informationen erhalten Sie unter Löschmarkierte Einträge..
Zweck. Die Anzeige und Bearbeitung deaktivierter Einträge kann unterdrückt werden. Dadurch wird die Übersichtlichkeit erhöht und das Risiko von Fehleingaben vermindert.
Aufruf. Wählen Sie in der Tabelle den zu (de)aktivierenden Eintrag aus. Sie haben dann folgende Möglichkeiten:
Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Deaktivierung oder
Rufen Sie den Befehl Bearbeiten > Deaktivierung im Menü auf.
Mehrere Einträge (de)aktivieren. Sie können in einer Tabelle auch mehrere Zeilen markieren und dann alle diese Einträge deaktivieren bzw. wieder aktivieren. Sie dürfen dabei aber keine Zeilen mit löschmarkierten Einträgen auswählen. Außerdem müssen zum Deaktivieren alle ausgewählten Einträge aktiviert sein und umgekehrt zum Aktivieren deaktiviert.
Bearbeitungsmodus. Um Daten zu deaktivieren oder wieder zu aktivieren, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.
Weitere Informationen erhalten Sie unter Deaktivierte Einträge.